Édition 4eme trimestre 2023
Découvrez les nouvelles fonctionnalités de notre logiciel de gestion de flotte automobile
GAC Car Fleet, logiciel de gestion de flotte automobile et son application mobile MyCarFleet, évoluent constamment pour répondre toujours mieux à vos besoins !
mise à jour du logiciel
Mise à jour des performances et de la sécurité
Afin de vous offrir de meilleures performances, une mise à jour a été opérée sur le logiciel GAC Car Fleet.
Celle-ci répond à un double objectif :
– Améliorer la fluidité de votre expérience d’utilisation
– Renforcer la sécurité de nos serveurs pour assurer une protection maximale de vos données personnelles
Fiscalité
Malus CO2 calculé dans la commande
Pour rappel, le malus CO2 est calculé automatiquement dans la commande de votre véhicule. Il a été mis à jour, conformément au barème entré en vigueur au 1er janvier 2024.
Clôture des équipements
Clôturez les équipements en même temps qu’un véhicule !
Pour simplifier l’étape de clôture d’un véhicule, une nouvelle fonction a été intégrée !
Celle-ci vous permet désormais de clôturer tous les équipements (carte carburant ou tout autre équipement) associés au véhicule en quelques clics.
Fiche véhicule > Clôturer
A cette étape, vous avez la possibilité de sélectionner les éléments associés au véhicule pour les clôturer en même temps. Il vous suffit de cocher les lignes qui correspondent aux équipements que vous souhaitez clôturer, puis d’enregistrer.
Sur l’onglet Equipements de la fiche véhicule, vos équipements sont alors passés au statut Clos.
relevés kilométriques
Estimation du kilométrage des véhicules sans relevés
Pour vous permettre de bénéficier d’un suivi du kilométrage de vos collaborateurs au plus proche de la réalité, nous avons intégré une nouvelle fonction de calcul (estimation) dans le module dédié.
Jusqu’à présent, lorsqu’un véhicule ne dispose que d’un unique relevé ou d’aucun relevé sur le mois, le kilométrage affiché était nul.
Afin d’estimer tout de même un kilométrage pour ne pas fausser l’évolution de celui-ci dans le temps, un nouveau système de calcul a été intégré.
Chemin d’accès :
Pilotage des véhicules > Kilométrage des collaborateurs
Comment est calculée cette estimation ?
- (Dernier relevé connu du mois – Premier relevé connu du mois) / nombre de jours entre ces deux dates connues = nombre de kilomètres moyens parcourus par jour (Km/j)
- (Km/j) * 30,42j* = Estimation du kilométrage sur le mois
Cette même règle d’estimation s’applique si le véhicule dispose d’un unique relevé kilométrique sur le mois :
- (Relevé sur le mois en cours – Dernier relevé connu sur le mois précédent) / nombre de jours entre ces deux dates connues = nombre de kilomètres moyens parcourus par jour (Km/j)
- (Km/j) * 30,42j* = Estimation du kilométrage sur le mois
*Pour lisser l’estimation sur un mois, le calcul est le suivant : 365j/12 = 30.42j
Votre véhicule est restitué au cours du mois ? L’estimation s’arrêtera à cette date pour bénéficier d’un kilométrage au plus proche de la réalité.
Rachat de véhicules
Rachat des engins en LLD ou LOA
Rachetez vos engins à la fin du contrat de location (LLD ou LOA).
Le contrat de location de votre engin arrive à son terme, vous avez désormais la possibilité de l’acquérir et de l’intégrer à votre flotte.
- Possibilité de clôturer le contrat au motif « rachat »
- Mise à jour automatique du type de contrat sur la fiche véhicule : il passe du statut LLD ou LOA au statut « en propre racheté »
- Création de la dépense (prix d’achat) selon la devise du contrat
Chemin d’accès :
Inventaire > Engins > Fiche engin> Clôturer > Rachat
Pour toute question ou demande d’aide, n’hésitez pas à contacter note équipe Support.
Vous souhaitez connaître les nouveautés sur nos solutions ?
Retrouvez-les directement sur votre logiciel GAC Car Fleet, en cliquant sur l’icône “cloche” dédié aux notifications !
Nouveautés dans mycarfleet
Quoi de neuf dans l’application mobile MyCarFleet ?
- Nouvel écran d’accueil pour optimiser l’ergonomie et simplifier l’utilisation
Les fonctionnalités de MyCarFleet restent identiques à celles dont vous disposiez sur la précédente version. Seuls le design et la disposition des widgets changent.
Aperçu de la nouvelle interface :
* En cliquant sur le widget, vous avez la possibilité d’ajouter un nouveau relevé km
** En cliquant sur le widget, vous avez la possibilité de consulter le détail
Pour paramétrer les widgets :
Réglages > Droits et comptes > Groupe de gestion > Modifier
Pour rappel, les widgets de l’application mobile sont personnalisables. Vous avez la possibilité de choisir ceux que vous souhaitez activer ou désactiver :
– Widget coché = fonctionnalité activée
– Widget non coché = fonctionnalité non activée
- Etat des lieux adapté au type de véhicule :
Désormais, la fonction d’état des lieux a été étendue à de nouveaux types de véhicules :
- Poids lourds
- Tracteurs
- Remorques
- Engins
Ainsi, en fonction du type de véhicule concerné par l’état des lieux, le visuel affiché sera adapté en fonction.
Pour rappel, le collaborateur peut directement constituer et envoyer un dossier d’état des lieux depuis l’application mobile de son véhicule. Il est guidé pas à pas dans la prise de photos et la composition du dossier.
- Intégration d’un tutoriel de l’application :
Les différentes fonctionnalités clés de l’application mobile se retrouvent dans une nouvelle catégorie du profil utilisateur, nommée Tutoriels.
Dans cette rubrique, vous retrouverez des explications relatives au fonctionnement et à l’utilisation de l’application mobile telles que l’écran d’accueil.
Pour retrouver les tutoriels :
Mon compte > Tutoriels
- Ajout des icônes de véhicules pour la réservation :
Pour identifier plus facilement les types de véhicules disponibles au moment de la réservation d’un véhicule partagé, un pictogramme a été intégré sur chacun d’entre eux.
Pour rappel, la fonction de réservation se trouve sur l’écran d’accueil de MyCarFleet.
Pour bénéficier de ces nouvelles fonctionnalités, pensez à mettre à jour votre application mobile sur votre Smartphone !
Paramétrage de l’application MyCarFleet depuis GAC Car Fleet
- Paramétrage des Référentiels Réseaux :
Vous avez désormais la possibilité de personnaliser vos référentiels de fournisseurs en sélectionnant ceux que vous souhaitez afficher pour vos collaborateurs sur l’application mobile MyCarFleet.
Pour renseigner et paramétrer les partenaires dans un référentiel :
Logiciel Car Fleet > MyCarFleet > Mes référentiels > Référentiels Réseaux Partenaires
Vos collaborateurs peuvent géolocaliser à tout moment un prestataire de services et obtenir l’itinéraire pour s’y rendre.
Où trouver la fonction de géolocalisation :
Application mobile > Accueil > Widget plan
- Visibilité des documents sur MyCarFleet :
Paramétrez les documents stockés dans GAC Car Fleet pour les mettre à disposition dans l’application mobile.
Le processus se déroule en 2 étapes principales :
Etape 1 : Création de l’arborescence type avec choix de la visibilité des documents
Chemin d’accès :
Logiciel GAC Car Fleet > Réglages > Mes modèles > Arborescence Type > Changer la visibilité mobile > Oui/Non
Etape 2 : Import de l’arborescence type dans la fiche véhicule pour bénéficier du paramétrage de la visibilité ou non des dossiers ou des documents.
Chemin d’accès :
Logiciel GAC Car Fleet > Inventaire > Véhicules > Sélection d’une fiche véhicule > Fichiers > Importer l’arborescence type
Pour information, vous avez la possibilité de traiter la visibilité des documents sur MyCarFleet selon deux méthodes :
– Gestion de la visibilité par dossier : tous les documents intégrés dans ce dossier seront visibles ou non depuis MyCarFleet.
De plus, chaque nouveau document ajouté à ce dossier sera automatiquement visible ou non sur MyCarFleet selon le paramétrage.
– Gestion de la visibilité par document : vous avez la possibilité de personnaliser la visibilité pour chaque document même si celui-ci est intégré dans un dossier.
Chemin d’accès :
Inventaire > Fiche véhicules > Fichiers > Sélection du document > Visibilité mobile > Oui/Non
NB : ces nouveaux paramétrages ne sont pas rétroactifs. Les réglages réalisés auparavant resteront inchangés.
