Édition 4ème trimestre 2024
Découvrez les nouvelles fonctionnalités de notre logiciel de gestion de flotte automobile
GAC Car Fleet, logiciel de gestion de flotte automobile, et MyCarFleet, son application mobile évoluent constamment pour répondre
toujours mieux à vos besoins !
CAMPAGNE
Paramétrage de nouveaux modèles de texte
Une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de gérer de manière beaucoup plus précise vos campagnes a été intégrée dans GAC Car Fleet.
1. Comment procéder ?
Rendez-vous dans le menu Réglages > Mes modèles > Mes modèles de texte.
De nouvelles catégories ont été ajoutées :
Campagne – Relevés kilométriques
Campagne – Relevés kilométriques privés
Campagne – Attestation de permis
Campagne – Application mobile : Création d’utilisateurs
→ Toutes les catégories de campagne sont désormais disponibles.
2. Ajout du champ Type (Demande / Réponse)
Dans le menu “Campagnes”, deux nouveaux champs vous permettent de définir le modèle de texte à utiliser :
- Un champ pour la demande
- Un champ pour la réponse
→ Toutes les catégories de campagnes disposent de ces 2 champs.
Vous pouvez également créer un nouveau modèle de texte en cliquant sur “+”.
PLANIFICATION CAMPAGNE
Gagnez en efficacité avec la planification des campagnes
Vous avez désormais la possibilité de programmer la date de l’envoi de vos campagnes. La liste des contacts sera automatiquement mise à jour au moment de l’envoi pour garantir que les informations parviennent toujours aux bons destinataires.
Comment planifier vos campagnes ?
- Rendez-vous dans Planification > Campagnes
- Sélectionnez votre campagne : toutes les catégories de campagnes peuvent être planifiées.
- Planifiez votre campagne : cliquez sur Planifier / Envoyer, puis définissez la périodicité et la date du prochain envoi dans la fenêtre qui s’ouvre.
À noter, pour pouvoir être planifiée, une campagne doit d’abord être créée dans le module de création des campagnes.
PLANIFICATION EXPORT
Planifier l’export de l’inventaire de vos bornes
Pour aller plus loin dans la gestion de vos bornes de recharge, nous avons intégré une nouvelle fonction d’export de votre inventaire.
Nouveau thème d’export : “Inventaire Bornes”
Gagnez du temps en exportant facilement l’inventaire complet de vos bornes électriques.
Où le trouver ?
Rendez-vous dans le menu Planification > Export et profitez de cette nouvelle option.
optimisation
Affichage des loyers théoriques dans la fiche véhicule
Simplifiez et personnalisez la gestion des loyers de vos véhicules !
La fiche véhicule permet d’intégrer l’ensemble des lignes de facturation liées aux loyers théoriques d’un véhicule, avec une gestion adaptée à chaque cas. Que la périodicité des loyers diffère d’un loueur à un autre, ou même entre plusieurs lignes d’un même véhicule, tout est possible : par exemple, combiner des loyers financiers mensuels ou trimestriels avec un loyer d’assurance annuel.
1. Affichage de la périodicité des loyers théoriques
Les loyers sont affichés par défaut en mensualité dans l’événement associé au véhicule.
Par défaut, la périodicité des loyers est affichée en mensuel dans l’évènement du véhicule. Chaque ligne de facturation possède sa propre périodicité (mensuelle, bimestrielle, trimestrielle ou annuelle). Grâce à un paramétrage précis, le total des loyers théoriques est automatiquement converti et recalculé en mensualisé.
Préconfiguré : L’affichage mensuel est activé par défaut pour tous nos clients.
Ainsi, la somme totale des loyers est automatiquement mensualisée et directement visible dans les données financières du véhicule ainsi que dans l’évènement associé.
Exemple :
- Loyer financier trimestriel : 300€ ➞ converti en 100€ mensuels
- Loyer assurance annuel : 120€ ➞ converti en 12€ mensuels
- Résultat affiché : 112€ mensuels dans les données financières et l’évènement du véhicule.
2. Affichage des loyers selon la périodicité du loyer théorique
Il est possible de désactiver l’affichage par défaut en mensualisé afin de conserver la périodicité théorique des lignes de loyers. Ainsi, l’affichage du total des loyers s’alignera automatiquement sur la périodicité du loyer financier par défaut.
Exemple :
- Si la périodicité du loyer financier est trimestrielle, les lignes de loyers et le total s’afficheront en trimestre.
Résultat affiché : Le total trimestriel et la périodicité correspondante apparaissent dans l’évènement.
Cette nouveauté vous permet d’ajuster l’affichage de vos loyers théoriques à vos besoins et sera paramétrée par le service client à votre demande.
Vous souhaitez connaître les nouveautés sur nos solutions ?
Retrouvez-les directement sur votre logiciel GAC Car Fleet, en cliquant sur l’icône “cloche” dédié aux notifications !
Nouveautés dans mycarfleet
Quoi de neuf dans l’application mobile MyCarFleet ?
Optimisation de la gestion des référentiels
Nous avons optimisé la gestion des référentiels dans GAC Car Fleet en ajoutant la possibilité de préciser les informations concernant la marque et le fournisseur des véhicules. Ces changements permettent de cibler plus précisément les référentiels affichés dans l’application MyCarFleet pour un véhicule donné.
Les nouveaux champs disponibles lors des imports ou modifications de référentiels sont :
- Catégorie(s)
- Fournisseur(s)
- Marque(s)
- Entité(s)
Pour faciliter la recherche des référentiels dans GAC Car Fleet, vous pouvez désormais filtrer par Fournisseur(s) et Marque(s), vous permettant de trouver rapidement les informations pertinentes.
Affichage des numéros utiles et procédures internes
Objectif :
Optimiser la présentation des numéros utiles et procédures internes dans la section “Documents” du véhicule dans MyCarFleet, afin de faciliter l’accès à l’information pour les utilisateurs.
Accès dans GAC Car Fleet :
- MyCarFleet > Procédures > Numéros utiles
- MyCarFleet > Procédures > Procédures internes
I. Découvrez l’évolution de certaines de nos fonctionnalités :
- Catégoriser les numéros utiles et les procédures internes
- Ordonnancer l’affichage des numéros utiles et des procédures internes
- Contraindre l’affichage des informations sur la marque du véhicule sur l’application mobile pour une gestion plus fluide et précise
1. Plusieurs champs ont donc été ajoutés pour faciliter le parcours utilisateur :
- Ajout de flèches pour ordonnancer les numéros utiles et les procédures internes
- Ajout du champ “Catégorie” dans le tableau et dans les filtres
- Ajout du champ “Marque” dans le tableau et dans les filtres
2. Nous avons ajouté trois ACL pour la gestion de l’ajout de catégories et l’utilisation des flèches d’ordonnancement.
Points d’attention :
- L’ACL sur la catégorie contrôle l’autorisation des utilisateurs à créer une nouvelle catégorie en utilisant le bouton « + ».
- Les catégories sont partagées entre les numéros utiles et les procédures internes.
II. Comment cela se formalise dans l’application MyCarFleet :
Les éléments sans catégorie apparaissent dans une catégorie « Autres« .
Les numéros utiles et procédures internes sont affichés regroupés par catégorie.
Enregistrement des coordonnées GPS pour les bornes de recharge en entreprise
Découvrez le nouveau module dédié aux profils Gestionnaires dans MyCarFleet. Il permet de visualiser vos bornes de recharge en entreprise à la fois sous forme de liste et sur une carte interactive. Vous pouvez désormais enregistrer et mettre à jour facilement les coordonnées GPS de chaque borne, pour une gestion simplifiée et plus efficace de votre infrastructure de recharge.
Les bornes sans coordonnées GPS sont affichées dans une section dédiée, facilitant ainsi leur localisation et leur mise à jour.
1. Les nouveautés :
- Un widget “Mes bornes de recharge” accessible uniquement aux profils Gestionnaire et soumis aux règles ACL.
- Les bornes disposant de coordonnées GPS apparaissent sur la carte et sont répertoriées dans une liste pour un suivi rapide et efficace.
- Les bornes sans coordonnées GPS sont listées dans une section dédiée afin d’en voir la liste afin de faciliter leur localisation et leur mise à jour
- Mise à jour et enregistrement des coordonnées GPS : vous pouvez accéder aux informations de statut et de localisation sur la fiche détaillée de chaque borne. Un bouton dédié vous permet d’ajouter ou de mettre à jour les coordonnées GPS facilement.
2. Périmètre des bornes affichées
Seules les bornes installées en entreprise (domicile défini comme « Non ») sont visibles dans cette interface. Les bornes situées au domicile des collaborateurs ne sont pas incluses dans ce périmètre.
Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez désormais optimiser la gestion de vos infrastructures de recharge, en assurant une traçabilité et un suivi simplifié des installations au sein de votre entreprise.
Gestion des réservations Pool
Il est désormais possible pour un gestionnaire de gérer les réservations Pool avec les actions suivantes :
Démarrer / Terminer la réservation
Réaliser les différents états des lieux (EDL) → global et ou sinistre
I. Widget :
Sur la page d’accueil du gestionnaire, le widget “Gestions des réservations” donne accès à la liste des réservations du périmètre du gestionnaire.
La liste inclut les statuts suivants :
Réservée – En circulation – En retard – Rendue – Expirée – Annulée
> A noter :
Par défaut, la liste des réservations est pré-filtrée sur les statuts suivants :
- Réservé
- En circulation
- En retard
> Filtres disponibles :
Les filtres suivants sont à disposition pour affiner la recherche :
- Statut de la réservation
- Collaborateur
- Immatriculation
- Site de rattachement
- Type de véhicule
- Marque
- Période de début (date et heure)
- Période de fin (date et heure)
II. Activation des modules
Le module “Gestion des réservations” peut être activé pour un collaborateur et un gestionnaire simultanément.
Fonctionnalité soumise à ACL
Pour activer cette fonctionnalité dans MyCarFleet, il est nécessaire de configurer l’ACL suivante :
- MyCarFleet – Sélection des modules : « Gestionnaire – Pool : Activer le module de gestion des réservations »
- Par défaut, cette ACL n’est pas activée.
Note : ACL MyCarFleet sélection des modules.
Deux ACL déjà existants ont été renommés dans le cadre de cette nouvelle évolution :
- L’ACL « Gestionnaire – Activer le module Pool » est renommée :
« Gestionnaire – Pool : Activer le module de validation / refus des demandes de réservations ».
- L’ACL « Conducteur – Activer le module Pool » est renommée :
« Conducteur – Pool : Activer le module de gestion des réservations ».
Cette évolution vise à améliorer la gestion des réservations Pool pour le gestionnaire, en la rendant plus structurée et facilement accessible grâce à des filtres précis et une ADL dédiée.
Pour bénéficier de ces nouvelles fonctionnalités, pensez à mettre à jour votre application mobile sur votre Smartphone !
