Top 10 des fonctionnalités indispensables pour un logiciel de gestion de flotte automobile

Les entreprises disposant d’un parc de véhicules (qu’il s’agisse de voitures, de véhicules utilitaires, de camions ou même de deux-roues comme des motos ou des vélos) ont tout intérêt à investir dans un logiciel de gestion de flotte automobile. Cependant, pour que cet outil puisse apporter une réelle plus-value au gestionnaire de la flotte automobile, il doit impérativement intégrer certaines fonctionnalités.

Votre entreprise possède une flotte automobile et cherche à s’équiper avec un outil performant ? Découvrez les 10 fonctionnalités incontournables d’un bon logiciel de gestion de flotte automobile. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte automobile ?

Le logiciel de gestion de flotte automobile est un outil informatique indispensable pour les gestionnaires en charge de la mobilité. En effet, grâce à ce dispositif, ils peuvent gérer de façon optimale la flotte de véhicules dont ils ont la responsabilité.

Lorsqu’une entreprise fait le choix d’utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile, elle peut notamment suivre individuellement chaque véhicule de son parc tout au long de son cycle de vie : de son acquisition jusqu’à sa restitution.

En plus des données individuelles relatives au véhicule, le logiciel de gestion de flotte automobile permet également aux gestionnaires d’avoir à leur disposition une vision globale du parc. L’analyse des données permet de prendre des décisions stratégiques visant notamment une meilleure répartition des coûts.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile ?

Lorsqu’une entreprise, privée ou publique, met des véhicules à la disposition de ses collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle, la notion de gestion de la flotte automobile prend tout son sens.

En effet, que le parc se compose de 30 ou de 30 000 voitures, véhicules utilitaires, poids lourds ou même deux-roues, une gestion optimale est de mise afin de :

• Maîtriser les coûts opérationnels (réduction de la consommation de carburant, gestion des réparations et des sinistres, gestion des coûts liés aux assurances, etc.) pour optimiser son TCO.
• Assurer la sécurité des conducteurs (entretien du véhicule, formation des conducteurs à la sécurité routière et à l’éco-conduite, etc.)
• Maîtriser son impact environnemental (suivi de la consommation de carburant, suivi des émissions de CO2, contrôle de conformité aux normes environnementales en vigueur)
• Améliorer la rentabilité de la flotte automobile en adaptant les véhicules à l’utilisation réelle des conducteurs
• Assurer la conformité de ses véhicules à la réglementation en vigueur
• Renforcer la maintenance des véhicules

Pour atteindre ces objectifs ambitieux, les gestionnaires de flotte automobile ont besoin d’une solution complète et performante leur permettant d’avoir une vision globale de leur parc. Ainsi, à l’aide des données intégrées automatiquement dans le logiciel de gestion de flotte automobile, les gestionnaires peuvent à tout moment analyser leur parc, prendre des décisions stratégiques pour mieux gérer leurs véhicules et optimiser leurs coûts.

Top 10 des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de flotte automobile

Il existe différents logiciels de gestion de flotte automobile : comment faire le bon

choix pour sa société ?

En tant que gestionnaire, vous devez notamment vérifier que la solution choisie intègre, a minima, les 10 fonctionnalités présentées dans cet article. En effet, ces fonctionnalités sont indispensables pour une gestion optimale des parcs automobiles.

Le tableau de bord personnalisable

L’utilisation d’un outil de gestion de flotte automobile suppose l’agrégation d’un grand nombre de données. Afin de superviser au mieux le parc de véhicules, les utilisateurs du logiciel doivent avoir la possibilité de mettre en place un ou plusieurs tableaux de bord afin de suivre les indicateurs qui leur permettent de réaliser une analyse et un suivi précis de leur flotte automobile :

• Dépenses (répartition et évolution)
• Consommation du carburant
• Répartition du parc (par marque, type de véhicule, énergie)
• Alerte prise de carburant le week-end
• Émissions de CO2
• Véhicules arrivant à échéance
• État des lieux
• Prochaines maintenances
• Et bien d’autres indicateurs !

L’intégration automatique des données fournisseurs

En informatique, l’automatisation est essentielle afin de limiter les erreurs liées à la saisie manuelle des données. C’est pourquoi il est indispensable de choisir un logiciel de gestion de flotte automobile doté d’une fonctionnalité d’intégration automatique des données externes. Ces données externes peuvent provenir :

• Des fournisseurs (loueurs, assureurs, télématiciens, etc.)
• Ou même de l’État (SIV, ANTAI)

Il doit également être possible d’intégrer de façon automatique les données issues des services internes de l’entreprise (comptabilité, RH) pour une gestion à la fois globale et fiable.

Le calcul du TCO

Le TCO est sans aucun doute l’indicateur le plus important pour le gestionnaire d’une flotte automobile : il s’agit du “Total Cost of Ownership”, que l’on peut traduire par “Coût total de détention” d’un véhicule en français.

Le TCO est un indicateur de premier ordre, car il permet d’estimer le coût total d’un véhicule tout au long de son cycle de vie au sein du parc automobile de l’entreprise.

Afin d’évaluer son coût, le gestionnaire doit avoir à sa disposition de nombreuses données :

• Le loyer en cas de location
• Le carburant
• L’assurance
• Les avantages en nature (AEN)
• Les frais de gestion
• Les cotisations patronales
• La maintenance
• Etc.

D’une entreprise à l’autre, la formule de calcul n’est pas identique : c’est au gestionnaire de la définir en fonction des objectifs à atteindre.

Un logiciel de gestion de flotte automobile doit donc permettre au gestionnaire de réaliser un calcul du TCO adapté à la stratégie de l’entreprise. De cette manière, une analyse des différents postes de dépense peut être menée : une étape indispensable pour prendre des décisions stratégiques visant l’optimisation des coûts.

Le reporting des dépenses

Toutes les dépenses liées aux véhicules de la flotte automobile peuvent et doivent être intégrées dans la solution de gestion de flotte automobile. L’utilisateur peut ainsi avoir une vision d’ensemble des dépenses sur une période donnée, pour l’ensemble des véhicules du parc ou un en particulier. Afin de faciliter l’analyse de ces données, les utilisateurs du logiciel peuvent les exporter et même automatiser leur envoi aux services concernés.

La gestion des infractions via l’ANTAI

En cas d’infraction au code de la route avec un véhicule de fonction ou de service, les entreprises sont dans l’obligation de désigner le collaborateur sous 45 jours. Cette obligation est en vigueur depuis janvier 2017.

Quand elle reçoit un avis d’infraction, l’entreprise doit désigner le collaborateur à l’origine de celle-ci sur le site de l’ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions) en saisissant son identité ainsi que ses coordonnées. L’infraction peut ainsi être envoyée au domicile du collaborateur.

Lorsque le logiciel de gestion de flotte automobile est connecté à l’ANTAI, cette procédure est encore plus fluide. En effet, comme l’avis d’infraction est directement lié à la plaque d’immatriculation, le logiciel fait le lien entre le conducteur et le véhicule.

Le traitement d’une infraction pour le gestionnaire de la flotte automobile passe ainsi de 15 minutes à quelques secondes !

La fiscalité

Gain de temps et de fiabilité, le logiciel de gestion de flotte automobile calcule automatiquement le montant des différentes taxes pour chacun des véhicules en fonction de l’évolution de la réglementation (émissions de CO2, ancienneté des véhicules, etc.).

La mise à jour des calculs selon la réglementation en vigueur est assurée par l’éditeur de logiciel. Il s’agit donc d’un moyen de s’assurer la conformité de son parc automobile.

L’inventaire et le fichage des véhicules

La fonction d’inventaire est indispensable. Il s’agit d’une fonction fondamentale pour recenser l’intégralité de ses véhicules dans un outil unique. Grâce à celle-ci, le gestionnaire a une vision globale du parc et peut accéder en quelques clics à la fiche d’identité de chaque véhicule. Il peut ainsi consulter toutes les informations importantes (commande, informations sur le véhicule, contrat, affectation au collaborateur, maintenance, etc.).

La commande de véhicules

Vous avez déterminé la manière dont vous allez financer votre flotte automobile ?Place à l’intégration des véhicules au sein de l’entreprise ! Le module pour la commande des véhicules permet un gain de temps pour les gestionnaires de la flotte automobile, mais également pour les collaborateurs.

En effet, lorsque la politique de l’entreprise, appelée Car Policy, est déterminée et autorise une sélection de véhicules au collaborateur, l’outil informatique peut lui permettre de faire son choix en quelques clics. Le gestionnaire peut ensuite solliciter plusieurs loueurs pour le modèle sélectionné afin d’obtenir les cotations et de retenir l’offre la plus attractive.

La gestion et le suivi de la maintenance

Le suivi de l’entretien et de la maintenance des véhicules est indispensable pour maîtriser au mieux le budget de l’entreprise. En effet, un mauvais suivi engendre bien souvent des frais supplémentaires et des risques éventuels pour le conducteur.

Le logiciel de gestion de flotte automobile doit faciliter le suivi de la maintenance des véhicules en :

• Déterminant les dates du contrôle technique et de tout autre acte de réparation
• Envoyant une alerte pour programmer le RDV
• Envoyant une alerte en cas de dépassement de la date prévue
• Intégrant les données de facturation pour un meilleur suivi des dépenses
• Etc.

La gestion et le suivi des sinistres

Le gestionnaire doit également intervenir en cas de sinistre avec l’un des véhicules du parc. Le logiciel de gestion de flotte automobile doit lui permettre de créer un dossier avec toutes les informations relatives au sinistre, à l’expertise, à l’indemnisation, aux réparations, etc. Le but étant de simplifier le suivi et s’assurer de ne manquer aucune étape importante.  

Quel est le meilleur logiciel de gestion de flotte automobile ?

Afin de déterminer le meilleur logiciel de gestion de flotte automobile pour son entreprise, le gestionnaire doit veiller à ce que les 10 fonctionnalités présentées dans cet article soient bien intégrées à la solution informatique.