Témoignage de Claudia Almeida : la flotte d'Audika gérée avec GAC Car Fleet

Les sociétés Audika et Prodition sont des acteurs historiques de l’audition en France. Avec plus de 550 centres en France, les deux entreprises ont un large parc de véhicules à gérer. Pour centraliser cette gestion et l’optimiser, le choix a été fait d »intégrer la solution GAC Car Fleet. Claudia Almeida, gestionnaire de cette flotte automobile, nous explique ce choix et nous présente son retour d’expérience en tant qu’utilisatrice du logiciel de gestion de parc automobile édité par GAC Technology.

Cas client Audika : les besoins de départ du projet d’optimisation de la gestion de la flotte automobile

• deux entités différentes et 550 centres en France,
• deux parcs pour un total de 340 véhicules, en constante évolution,
• envie de mutualiser la gestion de ces deux parcs et de la professionnaliser,
• gestion de flotte automobile assurée jusque-là sous Excel,
• attente d’un outil complémentaire de gestion du traitement des amendes

GAC Technology : Pouvez-vous nous présenter vos sociétés ?

Claudia Almeida : Audika et Prodition font partie de la holding William Demant. Créé il y a 40 ans par les frères Tonnard, Audika est un réseau de centres d’appareillage auditif. C’est le n°1 français de l’audition, avec plus de 550 centres en France. Prodition est la filiale française du groupe William Demant, pour la distribution de tous les produits fabriqués par les autres filiales du groupe auprès des professionnels.

Pourquoi avoir choisi de gérer votre flotte automobile avec un logiciel métier ?

Je suis arrivée en septembre 2018, après la mise en place du projet en juillet 2017. L’objectif de ce projet était de mettre en place un logiciel de gestion de parc automobile permettant de mutualiser les parcs du groupe Audika et de Prodition pour en optimiser la gestion et les coûts. Il était donc important de centraliser les données des deux parcs et n’avoir plus qu’un seul gestionnaire. Aujourd’hui, la flotte compte 340 véhicules et est en constante évolution.

Comment avez-vous connu GAC Technology ?

Notre société a réalisé un appel d’offre, auprès de différents éditeurs de logiciels.

Le logiciel retenu a été GAC Car Fleet, notamment car il est très ergonomique et qu’il permet une prise en main très facile et ludique. Je trouve que le logiciel est proche des outils que nous utilisons dans notre quotidien, on retrouve une approche « environnement Windows ». Il y a une complémentarité des modules très intéressante. GAC Car Fleet est très intuitif au niveau de la saisie des données et de la récupération des informations.

Avant d’acquérir le logiciel GAC Car Fleet, comment gériez-vous votre flotte automobile ?

Dans le passé nous utilisions Excel, avec des tableaux croisés dynamiques et du contrôle de facturation papier. Cette administration était longue et compliquée et la gestion des amendes papier lourde au quotidien.

Du fait de la fusion des deux parcs, il nous fallait un outil plus moderne et permettant une meilleure traçabilité. Quand on a des parcs de ce volume, on a souvent des réaffectations de véhicules, des changements de conducteurs… L’avantage de ce logiciel, c’est que l’on a accès à tout l’historique et que toutes les informations sont centralisées en un seul point.

Le fait de pouvoir rassembler toutes les informations en un seul outil, avoir en un clic une cartographie de son parc avec les répartitions, les dates d’échéances, les volumes de livraison et d’avoir une gestion dématérialisée de la facturation est un vrai gain de temps. Il en est de même pour le module ANTAI, où l’on gère les contraventions et les FPS. Toutes les données sur la verbalisation y sont centralisées et ça permet d’avoir un suivi et des indications sur le volume, qu’on peut quantifier et chiffrer.

Pour la partie mise en place de procédures, on peut lancer différentes campagnes de type permis, relevés kilométriques, information aux conducteurs sur la sécurité. Par exemple, en ce moment avec la neige on rappelle aux conducteurs de s’équiper en pneus neige. Ça permet de faire des campagnes de mailing ciblées sur certains points.

Prenez le contrôle de votre flotte automobile

avec notre logiciel GAC Car Fleet.

Que vous apporte l’option de gestion des amendes connectée à l’ANTAI ?

Le module ANTAI permet de voir le type d’infraction et par conséquent de faire des campagnes de sécurité, notamment sur la vitesse, le téléphone ou des rappels du code de la route par exemple. Clairement, des radars il y en a partout aujourd’hui et quand on a des commerciaux sur la route, on n’est pas à l’abri de se faire flasher même si le volume reste faible. Pour les FPS ça permet aussi de voir le volume de contraventions pour le stationnement et de faire par la suite, un rappel aux conducteurs.

Pour le moment nous n’avons pas assez de recul pour mesurer les résultats de ces actions. Nous allons attendre la deuxième année d’utilisation du logiciel pour pouvoir nous rendre compte des impacts.

Comment s’est déroulée la mise en production de GAC Car Fleet ? En êtes-vous satisfaite ?

Je n’étais pas encore arrivée lors de la mise en production, mais je n’ai pas eu d’écho négatif. Je sais que toutes les données de l’entreprise ont été transmises à GAC Technology et vos services se sont chargés de la mise en production. En amont, la phase de récupération des éléments a été un peu lourde, mais c’est normal. Suite à la mise en production, il y a juste eu de petits réajustements faits sur les loyers et sur la partie financière. A part cela, il n’y a eu aucun problème à ma connaissance.

Comment s’est passée votre formation sur le logiciel GAC Car Fleet ?

J’ai fait une journée de formation avec Maud, ma chef de projet dédiée. Pour moi, cette formation était un peu particulière car dans le passé, j’avais déjà travaillé sur des logiciels de gestion de parc, mais autre que GAC Car Fleet. J’avais donc déjà une vision précise de l’architecture d’un logiciel de gestion de parc. GAC Car Fleet est pour moi un logiciel intuitif, j’ai réussi rapidement à récupérer les éléments et je me débrouillais plutôt bien. Cette formation était donc pour moi plutôt axée sur des points techniques comme le contrôle de facturation, les campagnes mailing, le paramétrage des exports de fichiers, l’activation de l’outil commande, la mise en place et la définition des process.

Par rapport aux autres logiciels que vous avez pu utiliser dans le passé, quelle est la différence avec GAC Car Fleet ?

La différence est clairement visuelle. Comme je le disais, le logiciel est extrêmement ergonomique et donc plus intuitif pour des gestionnaires de parc qui n’ont pas l’habitude de ce type de produit. On peut trouver d’autres logiciels sur le marché mais qui ressemblent plus à des logiciels de comptabilité. Ici, on a un logiciel qui intègre des visuels et des pictogrammes, donc c’est plus facile de s’y retrouver. Pour illustrer cela, nous avons donné des accès au service comptable pour le contrôle de facturation et avec le visuel que l’on retrouve sur GAC Car Fleet, ils arrivent à naviguer facilement, ça leur parait intuitif. J’ai moi-même pu expliquer à un comptable comment récupérer ses factures et il a vite trouvé la marche à suivre, grâce aux intitulés très simples.

GAC Car Fleet est extrêmement ergonomique et donc plus intuitif pour des gestionnaires de parc qui n’ont pas l’habitude de ce type de produit. On peut trouver d’autres logiciels sur le marché mais qui ressemblent plus à des logiciels de comptabilité

Aujourd’hui, comment se passe la relation et le projet avec GAC Technology ?

Avec ma chef de projet Maud, nous avons mis en place un point téléphonique mensuel. Cela nous permet de faire un point régulier durant 15-20 min sur les améliorations possibles, de traiter des questions plus particulières sur des anomalies ou de parler d’éventuels projet de personnalisation de l’outil. Pendant le mois, je me note les points d’interrogations et lors de notre rdv, j’aborde les cas sur lesquels j’ai rencontré des difficultés, à quel niveau, ce que je n’ai pas trouvé ou encore ce à quoi j’ai pensé en termes d’évolution et on étudie ensemble la faisabilité.

J’ai de très bons échanges avec Maud et, si vraiment j’ai des urgences ou des points bloquants, je lui envoie un email et elle me répond rapidement. L’échange mensuel est pour moi important car ça me permet également de connaitre les nouvelles fonctionnalités et les actualités de GAC Technology.

Que vous apporte le logiciel GAC Car Fleet ?

Le bénéfice est le fait d’avoir pu tout centraliser en un seul point. Que ce soit la partie contractuelle, financière, pour les contraventions, les assurances, les budgets. Quand je suis sur la fiche véhicule, j’ai accès à toutes les informations avec un historique complet et ce sur une seule page.

Est-ce que vous avez une fonctionnalité fétiche ?

J’en ai plusieurs oui : les tableaux de bord sont personnalisables, et pour moi c’est très pratique. Par exemple, le matin j’ai mes états qui apparaissent et cela me permet de voir ce qui m’attend. Je peux ainsi voir mes contrats à renouveler ou les déclarations ANTAI en attente, donc je sais si j’ai des contraventions à traiter. Mais cela me permet surtout d’avoir une photographie globale de mon parc à l’instant T.

J’apprécie aussi le module inventaire avec les commandes, qui est très pratique, car cela me permet de gérer mes demandes de cotations et les dossiers de commandes de façon dématérialisée. Ainsi je vois en un coup d’œil les dossiers à relancer et c’est vraiment top.

Avez-vous de futurs projets avec GAC Technology ?

Pour le moment, cela ne fait qu’un an que nous utilisons GAC Car Fleet donc nous attendons d’avoir plus de recul sur l’outil et son utilisation. Mais notre parc étant en constante évolution, nous aurons peut-être d’autres besoins et donc une analyse sera à faire avec notre chargée de projet. J’ai déjà vu avec Maud qu’il était possible de faire des développements personnalisés.

Quel(s) conseil(s) donneriez-vous à une entreprise qui envisage de se lancer dans une telle démarche ?

Mon conseil serait de vraiment tester les logiciels avant. Ce n’est pas seulement une question de coût mais d’efficacité. Il est important de voir si l’outil correspond bien à nos besoins et surtout de s’assurer que son utilisation ne sera pas trop chronophage.

Pour moi, c’est un point très important puisque GAC Car Fleet est mon outil de travail au quotidien. Je suis connectée dessus toute la journée, et quand un collaborateur m’appelle mon premier geste sera de rechercher les informations sur le logiciel.

Si vous deviez qualifier GAC Technology en 3 mots ?

Simple, efficace et complet.