« Notre collaboration avec GAC Technology a fait évoluer et grandir notre façon de gérer notre flotte automobile » – Philippe Bernardeau (EDF SA)

Face aux limites de son précédent logiciel, EDF SA, entreprise de production, de transport et de fourniture d’électricité en France, s’est mis à la recherche d’une nouvelle solution de gestion de flotte automobile davantage adaptée à ses besoins. Philippe Bernardeau, Chef de projet transverse, a alors fait le choix de s’équiper de GAC Car Fleet pour le pilotage complet de la flotte automobile de l’entreprise. Il nous livre son retour d’expérience dans le déploiement de ce projet.

Comment gériez-vous votre flotte avant la mise en place d’un logiciel de gestion de parc ?

Jusqu’à présent, nous utilisions un logiciel qui nous permettait de gérer notre flotte ainsi que l’autopartage au sein d’un même outil. Néanmoins, celui-ci ne couvrait que partiellement les fonctionnalités attendues et ne nous permettait pas de dégager des gains de productivité. Nous avons également été dans l’obligation de faire appel à une personne en interne pour modifier certains éléments de la solution et pallier les manquements de l’éditeur. Finalement, nous avons constaté une insatisfaction globale au niveau des gestionnaires, mais également au niveau des conducteurs. Le remplacement par une solution plus adaptée devenait une nécessité.

Pour quelles raisons avez-vous fait le choix de vous équiper d’un logiciel de gestion de flotte ?

Nous venons de centraliser le pilotage de notre parc. Nous avons fait le choix de nous doter d’un logiciel de gestion de flotte et d’un logiciel de gestion de l’autopartage. Ainsi, nous avons une vision globale de notre flotte et de ses données.

Nous avons également une volonté d’optimisation de notre parc, notamment en termes de coûts, et ce, d’autant plus avec le contexte actuel (augmentation du prix des carburants, des matières premières, etc.). Un logiciel de gestion de flotte automobile tel que GAC Car Fleet est un allié certain pour nous accompagner à répondre à cet objectif. C’est une solution qui possède de nombreuses fonctionnalités permettant une analyse précise de notre parc (tableau de bord, loi de roulage, etc.). Ainsi, les prises de décision sont facilitées et nos objectifs plus rapidement atteints.

Pourquoi votre choix s’est porté sur GAC Car Fleet pour la gestion de votre flotte automobile ?

Nous avons débuté notre recherche par un comparatif des différentes solutions existantes en France. Il s’est avéré que très peu d’entre elles répondaient à nos besoins. GAC Technology et son logiciel, GAC Car Fleet, se sont détachés du lot, et ce, à plusieurs niveaux :

• Une notoriété et une expertise qui ont fait leurs preuves, notamment avec des entreprises qui nous ressemblent.
• Une transparence dans la réponse à l’appel d’offres et dans leur capacité réelle à répondre à nos attentes.
• Une solution sur « étagère », nous voulions une solution complète qui puisse répondre à notre souhait de réorganisation et d’uniformisation des processus, sans qu’il y ait nécessité de développement spécifique.

Comment s’est déroulée la mise en place du logiciel ?

Dans le cadre de la mise en place du logiciel de gestion de flotte automobile, GAC Car Fleet, nous avons travaillé en étroite collaboration avec les équipes de GAC Technology. Notre parc automobile est plutôt conséquent (plus de 8 000 véhicules) et avec des spécificités complexes, ce qui implique un temps de mise en place plus long, à savoir un peu plus d’un an. Plusieurs étapes ont eu lieu avant la mise à disposition du logiciel à l’ensemble des parties prenantes :

Étape 1 : une première rencontre

Dans un premier temps, nous avons rencontré les équipes de GAC Technology et notamment le Chef de projets Grands Comptes qui nous a été attribué, Antoine. Avoir un interlocuteur dédié est, selon moi, très important et a conditionné la réussite du projet. Ces premiers échanges avaient pour objectif de réaliser un état du lieu de notre parc automobile et de partager nos différents besoins. L’écoute et la recherche de solutions furent la clé de cette rencontre, et ce, tout le long du projet. Une confiance s’est instaurée rapidement entre nous.

Étape 2 : des ateliers collaboratifs

Dans un second temps, nous avons mis en place des ateliers collaboratifs afin d’exprimer nos attentes. Après chacun d’entre eux, Antoine nous proposait des solutions pour y répondre. C’était également l’occasion d’évoquer d’éventuelles adaptations, aussi bien du côté de GAC Car Fleet, mais également du côté des équipes EDF.

Étape 3 : des ambassadeurs du projet

En parallèle, nous avons établi une nouvelle organisation pour notre équipe de gestionnaires de flotte automobile. En effet, qui dit nouvelle solution, dit nouveaux processus et nouvelle méthode de travail pour optimiser le pilotage de notre parc automobile. Ici, l’étape de formation à la solution a été primordiale. Pour cela, nous avons fait le choix de désigner des ambassadeurs. Ces derniers représentaient différents profils de gestionnaires au sein de l’entreprise (chargés de clientèle, de la facturation, des achats, etc.) et avaient entre autres pour rôle d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main de GAC Car Fleet.

Étape 4 : une phase pilote

L’étape suivante consistait à réaliser une phase pilote, c’est-à-dire que nous avons mis en service GAC Car Fleet avec un périmètre limité du parc automobile seulement pour les ambassadeurs. L’objectif était qu’ils puissent prendre en main l’outil avant de le mettre à disposition de l’ensemble des utilisateurs. Cela nous a permis de réaliser certains ajustements, mais également de nous rendre compte du bien-fondé de la solution.

Étape 5 : la formation de l’ensemble des utilisateurs

Le reste des équipes a été formé quelques semaines avant le changement de solution par les équipes de GAC Technology. Les ambassadeurs ont également joué un rôle clé dans cette étape. Désormais, GAC Car Fleet est opérationnel dans nos différentes équipes.

Etes-vous satisfait de notre collaboration dans le cadre de cette mise en place ?

Nous sommes très satisfaits. La mise en place du logiciel et son déroulé ont tout à fait répondu à nos attentes, tant en termes de timing que de budget prévisionnel. Notre collaboration ne s’arrête pas là puisqu’il reste encore quelques étapes, comme, par exemple, la mise en place des connecteurs avec nos fournisseurs (assureurs, loueurs, pétroliers, etc.). La plupart étant déjà connus de GAC Technology, cela devrait pouvoir se réaliser sans difficulté, ce qui est un avantage certain pour finaliser rapidement le déploiement.

D’une manière générale, que cela soit du côté de nos équipes ou de celles de GAC Technology, notre collaboration nous a fait évoluer et grandir. D’une part, GAC Technology nous a fait des propositions en termes de réorganisation pour que nous puissions nous améliorer et optimiser notre gestion. Ils nous ont également partagé des expériences déjà vécues avec leurs clients, ce qui nous a permis de prendre du recul sur notre manière de fonctionner en se comparant à des entreprises similaires à la nôtre. D’autre part, nous avons pu également leur apporter nos avis et suggestions, ce qui a permis de faire évoluer la solution et ses fonctionnalités au plus proche de la réalité du terrain.

Finalement, je me suis rendu compte rapidement qu’au fil de nos échanges avec les équipes de GAC Technology, nous n’étions pas sur une relation « traditionnelle » entre un fournisseur et son client. Nous avons travaillé réellement en partenariat, et cela a permis d’instaurer rapidement une relation de confiance et de transparence nécessaire à la réussite du projet.

Quels sont les bénéfices de la mise en place du logiciel au sein de votre entreprise ?

Tout d’abord, nous allons pouvoir optimiser notre parc automobile et réaliser ainsi des gains économiques. Par exemple, grâce à GAC Car Fleet, nous allons pouvoir identifier les véhicules affectés qui sont trop peu utilisés, et ainsi, juger de l’intérêt de mettre à disposition un tel véhicule à un salarié. Nous allons également pouvoir en convertir certains en véhicules partagés, l’objectif étant d’accroître ce mode d’utilisation.

Une optimisation également dans les process et leur automatisation, ce qui n’était pas le cas avant. On va pouvoir alors faciliter grandement la tâche des gestionnaires au quotidien.

Ce que je peux également souligner est que l’expérience et l’expertise de GAC Technology dans son domaine sont des bénéfices pour nous. Cela peut prendre la forme de conseils de la part des équipes, ou encore de l’organisation d’évènements avec d’autres clients (webinars, petits-déjeuners, etc.). C’est quelque chose que nous n’avions pas avant. Cela nous apporte une réelle valeur ajoutée, puisque nous pouvons partager et échanger régulièrement avec d’autres gestionnaires de parcs automobiles qui sont confrontés aux mêmes problématiques que nous.

Avez-vous été confrontés à des difficultés dans la mise en place du logiciel ?

Nous avons cumulé un changement d’organisation et un changement de solution. Malgré les formations et la mise en place d’ambassadeurs, un temps d’adaptation est nécessaire. Ceci étant dit, nous notons déjà la satisfaction des utilisateurs.

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaiterait s’équiper d’un logiciel ?

Je dirais qu’il faut éviter au maximum les spécificités. Cela signifie qu’il est important que les entreprises aient en tête que leur organisation sera amenée à évoluer au moment où elles s’équiperont d’un logiciel pour gérer leur flotte automobile. Ce n’est pas une mauvaise chose, au contraire, cela permet de s’améliorer et d’optimiser les processus. Cela nécessite simplement une adaptation.

Je note également que pour une flotte importante telle que la nôtre (plus de 8 000 véhicules), la mise en place du logiciel peut prendre un certain temps. Il faut donc s’y prendre à l’avance car le changement d’une solution ne se fait pas du jour au lendemain.

Quels sont vos projets/perspectives au niveau de la gestion de votre flotte automobile ?

L’axe prioritaire est l’électrification de notre parc automobile avec tout ce que cela implique. Par exemple, cela va être de connecter GAC Car Fleet aux fournisseurs de bornes de recharge de véhicules. Ou encore de bénéficier au maximum des nouvelles technologies qui s’offrent à nous, notamment en ce qui concerne la télématique.

Comme je l’ai déjà évoqué, nous avons également pour objectif de diminuer le nombre de véhicules au sein de notre flotte. Pour cela, nous avons fait appel à un partenaire de GAC Technology, Mobility Tech Green, société d’ingénierie spécialisée dans l’autopartage. Cette étroite collaboration nous permet de nous inscrire dans cette démarche et nous donne entière satisfaction.

Une anecdote sur GAC Technology ? Une phrase pour conclure notre collaboration ?

Lorsque nous avons rencontré les équipes de GAC Technology, et notamment Sébastien (Directeur Commercial France de GAC Technology), nous nous sommes serrés la main un peu comme des amis. Je pense que cela illustre tout à fait la confiance et la transparence qui se sont instaurées depuis le début du projet.

GAC Technology a ce côté rassurant qui fait que nous avançons ensemble et que nous ne regrettons pas d’avoir fait ce choix. Ils ont également su répondre à nos fortes exigences notamment en ce qui concerne le RGPD. Si nous pouvions vivre la même expérience avec chacun de nos partenaires, ce ne serait que du bonheur !

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