Témoignage de Claudine Durand : "Gérer notre flotte automobile avec Excel nécessitait un travail administratif important"

Claudine Durand est Responsable de l’Equipe Support Réseau du Groupe Adecco. Confronté à l’augmentation croissante de sa flotte, le leader de l’intérim en France a choisi le logiciel de gestion de parc automobile GAC Car Fleet pour répondre à tous ses besoins et toutes ses contraintes. Claudine Durand nous explique dans cet interview pourquoi son Groupe a fait ce choix pour optimiser la gestion de sa flotte.

GAC Technology : Pouvez-vous nous présenter les spécificités de la flotte automobile du Groupe Adecco ?

Claudine Durand : Nous avons un parc d’environ 2280 véhicules, essentiellement des VP avec une petite centaine de VU, tous en LDD. Nous travaillons aujourd’hui avec 5 loueurs et principalement avec des constructeurs comme PSA – Renault – VAG. Notre équipe est composée, d’un responsable et de trois gestionnaires de parc (soit au total 3.80 équivalent temps plein) pour gérer la flotte automobile répartie sur 12 business units.

Comment avez-vous connu GAC Technology ?

Lionel Bacci, responsable à l’époque de la flotte auto, recherchait un logiciel de gestion de parc automobile. Profitant des rencontres organisées par le club ARFA avec des pairs, il a partagé avec eux sur leurs différentes expériences Et c’est sur leur conseil qu’il s’est rapproché de GAC Technology.

Avant d’acquérir le logiciel GAC Car Fleet, comment gériez-vous votre flotte automobile ?

Notre seul outil était un fichier Excel. Chaque gestionnaire gérait un périmètre défini. En fin de mois, les fichiers étaient compilés pour ne faire qu’un. La gestion ne pouvait se faire qu’au mois le mois. Sans oublier les risques que l’on a avec Excel (erreur de frappes, suppression involontaire …).

Quelle était votre problématique ou contexte en lien avec la gestion de votre parc ?

Le volume croissant. Nous avions besoin d’un outil plus fiable et qui permettrait un suivi unique au quotidien mais surtout une meilleure maîtrise des coûts.

Qu’attendiez-vous d’un éditeur de logiciel de gestion de parc automobile ?

La fiabilité et la stabilité sont indispensables. L’automobile est un monde en constante transformation, il était important aussi de pouvoir avoir un outil spécifique et évolutif.

Pourquoi avoir choisi GAC Technology ?

GAC Technology répondait déjà aux critères indispensables que sont la fiabilité, la stabilité et le côté évolutif. Son ergonomie avec ce côté intuitif et facile d’accès ont été très importants dans notre décision.

Comment s’est déroulée la mise en production de GAC Car Fleet ? En êtes-vous satisfait ? Pourquoi ?

La mise en œuvre de GAC Car Fleet n’a pas été facile, nous sommes un grand Groupe avec plusieurs entités. Notre hiérarchie est complexe. Mais les équipes techniques ont été à l’écoute et patientes.
Aujourd’hui encore nous continuons à avancer sur cette partie avec bientôt des mises à jour.

Aujourd’hui, comment se passe la relation et le projet avec GAC Technology ?

GAC Technology est à notre écoute, ce qui permet de poursuivre les évolutions et d’anticiper l’avenir. J’ai un exemple récent : la nouvelle législation du fichier FVA (fichier des véhicules assurés). Les équipes de GAC ont travaillé en amont avec notre assureur et nous ont évité du travail.
Nous utilisons de plus en plus finement l’outil. Le service support client de GAC Technology est toujours à l’écoute et très présent pour répondre à nos sollicitations et pour nous accompagner.

Pour la nouvelle législation du fichier FVA, les équipes de GAC ont travaillé en amont avec notre assureur et nous ont évité du travail

Quel est le bénéfice pour vous d’avoir un logiciel comme GAC Car Fleet ?

Gérer notre flotte automobile avec Excel nécessitait un travail administratif important, des commandes manuelles. Aujourd’hui je dirais que le métier des gestionnaires de parc a évolué. Nous travaillons autrement, le temps consacré à l’administratif basique s’est transformé en une analyse plus approfondie du parc et un suivi des coûts plus maîtrisé, le fonctionnement est différent. Nous anticipons beaucoup plus l’avenir.

Nous sommes également plus proche de nos collaborateurs, plus présents et leur offrons un meilleur service.

Lors d’appel, la fiche véhicule GAC permet de répondre immédiatement au collaborateur. Les mails pré-rédigés dans GAC apportent un côté plus professionnels dans le process du suivi.

Avant l’été, nous avons envoyé une carte postale à nos collaborateurs avec les points importants à vérifier avant un départ en vacances. Chaque trimestre, nous rédigeons une newsletter. Et en fin d’année, un emailing est envoyé aux conducteurs pour leur demander de vérifier qu’ils ont bien reçu le certificat d’assurance. Et toutes ces informations sont envoyées à partir de GAC.

Enfin, notre organisation a évolué. Les gestionnaires de parc gardent toujours en responsabilité un périmètre définie, mais nous travaillons beaucoup plus en équipe.

Tout le monde est à même de répondre à tout moment aux questions et le suivi du parc peut être effectué chaque jour par tous les gestionnaires. Les retours de congés sont plus simples, les dossiers ont été suivis par les autres, nous partons en congés sereinement… Le service est assuré dans sa continuité et toute absence reste transparente pour nos clients.

Quel est l’intérêt d’une telle solution pour le Groupe Adecco ?

Le suivi et la maîtrise des coûts sont des éléments essentiels pour notre Groupe d’autant plus que nous gérons 12 Business Unit différentes et plus de 2200 véhicules

Quels sont les modules où fonctionnalités devenus indispensables pour vous ?

Rire… Toutes les fonctionnalités ont leur sens et nous en avons besoin, la difficulté n’est pas côté GAC mais du notre, nous découvrons encore l’outil et ce chaque mois qui passe.
Les équipes GAC nous accompagnent au fil du temps et nous saluons leur accompagnement.

Avez-vous de futurs projets avec GAC Technology ?

Il y a toujours matière à faire évoluer un outil, nous n’hésitons pas à remonter nos besoins aux équipes GAC. C’est peut-être le seul regret que nous aurions, il faut de la patience car nous ne sommes pas seul et nos pairs ont autant d’idées que nous !

Quels seraient vos conseils donnés à une entreprise qui envisage de se lancer dans une telle démarche ?

Identifiez votre besoin précisément. Préparez la base de votre besoin et avancez étape par étape. L’appropriation est importante et le besoin vous emmène vers toutes les fonctionnalités de l’outil au fil de son utilisation. Soyez curieux et n’hésitez pas à solliciter les équipes

Une anecdote sur GAC technology ?

GAC Technology c’est aussi « la marmotte qui emballe le chocolat ». Nous avions un besoin précis sur la mise à la route des véhicules. Nous étions inquiets sur la réalisation du développement et les délais de mise en œuvre.
Nous avons contacté l’équipe GAC qui nous a répondu : « nous avons la solution ». Dans l’heure qui suivait nous avions l’option.

Si vous deviez qualifier GAC Technology en 3 mots ?

L’agilité est un point fort de GAC. Aujourd’hui je n’imagine pas travailler sans.