Anthony Ramon - Cityscoot : Aujourd'hui, GAC Fine Fleet nous est indispensable

Afin de régler une problématique liée au traitement des infractions ANTAI, la start-up Cityscoot a décidé de s’équiper de GAC Fine Fleet, un logiciel de gestion automatisée des amendes, directement connecté à l’ANTAI. Anthony Ramon, son directeur de la Relation Client, nous explique dans cette interview les raisons de ce choix.

Cityscoot est une entreprise française proposant des scooters électriques en libre-service. Actuellement, l’entreprise propose ses services en France ( avec 4000 scooters à Paris et quelques villes limitrophes, et à Nice) et en Italie (500 actuellement à Milan et 500 à Rome cet été).

Anthony Ramon, Directeur de la Relation Client chez Cityscoot, nous explique pourquoi son entreprise a décidé de faire confiance au logiciel GAC Fine Fleet pour optimiser et automatiser le traitement des infractions que Cityscoot reçoit chaque jour via les services de l’ANTAI.

Pourquoi avez-vous décidé de doter Cityscoot d’un logiciel de gestion des amendes connecté à l’ANTAI ?

Anthony Ramon : Cityscoot opère aujourd’hui environ 4000 scooters électriques en France (Paris & Nice) en libre-service. Nous n’avons pas de bornes de recharge comme les opérateurs Autolib (qui a cessé ses activités durant l’été 2018), ou Vélib : les scooters n’ont pas de places dédiées pour stationner. Une conséquence de ce fonctionnement en « free floating » est que certains utilisateurs stationnent parfois les scooters de manière impropre, ce qui génère un volume de contraventions non négligeable compte tenu de la taille importante de notre flotte. Avec l’évolution constante du nombre de scooters, il nous était devenu très difficile de gérer ces contraventions papier manuellement.

Comment avez-vous connu GAC technology ?

AR : Nous échangeons régulièrement avec d’autres startups de la mobilité sur nos problématiques communes. L’une d’entre elle nous a recommandé l’outil Fine Fleet qu’elle avait intégré peu de temps auparavant, et qui semblait parfaitement répondre à notre besoin de digitalisation et de montée en charge.

Avant d’acquérir le logiciel GAC Fine Fleet, comment gériez-vous vos amendes ?

Avant de passer sur Fine Fleet, nous gérions les contraventions au format papier. Nous devions effectuer des recherches manuelles dans notre système informatique pour savoir quel client était responsable de l’infraction, puis nous lui envoyions un mail afin de lui signaler la verbalisation. Ensuite nous procédions à la réaffectation de la contravention. Tout ce processus était manuel et très long !

Cela avait plusieurs conséquences pour nous :

• Le volume aurait à terme fait exploser le nombre de ressources nécessaires pour gérer les infractions
• La recherche manuelle était source d’erreurs
• La gestion « papier » pouvait poser problèmes à de nombreux moments (non réception, mauvais traitement, que ce soit de notre côté ou côté Préfecture, délais rallongés)

Comment s’est déroulée la mise en production de GAC Fine Fleet ?

La relation avec GAC Technology s’est très bien déroulée. Dès le départ, nous avons eu un réel accompagnement pour commencer à utiliser le logiciel.

Nous avons commencé le projet fin 2017 et celui-ci a été mis en place début 2018. L’intégration de l’ensemble de notre flotte sous Fine Fleet (et l’inclusion régulière des nouveaux véhicules) nous a permis de gérer l’ensemble des contraventions liées à celle-ci. Cela inclut nos camionnettes dédiées au transport des batteries de nos scooters et utilisées par nos salariés.

J’ai pris le projet Fine Fleet en main dès le démarrage, et ai mis en place les process associés. Je récupère dans un premier temps l’export de Fine Fleet puis recherche dans notre base les clients responsables des infractions correspondantes. Cela me permet de générer un envoi d’email à nos clients visant à les informer de la verbalisation et des éléments associés (motif d’infraction, date et heure, tarif, etc.). Enfin, j’envoie en masse les coordonnées des clients à Fine Fleet afin que la réaffectation soit faite au niveau d’ANTAI.

En effet, GAC Technology a développé, à notre demande, un connecteur permettant d’intégrer des centaines de coordonnées clients via l’envoi d’un simple fichier au format prédéfini. Ce développement nous a permis de ne plus renseigner manuellement ces coordonnées, ce qui était source d’erreur et consommateur de ressources pour une tâche à faible valeur ajoutée.

Il nous serait aujourd’hui compliqué de gérer l’ensemble de nos contraventions sans passer par Fine Fleet.

Que pensez-vous du logiciel GAC Fine Fleet ?

Le logiciel est simple à prendre en main. Je n’en exploite pas toutes les possibilités, mais celles dont j’ai le plus souvent besoin (export des infractions / import des coordonnées clients) sont parfaitement fonctionnelles.

Comment percevez-vous la fonctionnalité sur L’ANTAI ? Que vous apporte-t-elle ?

Cette précieuse fonctionnalité nous a permis d’automatiser en grande partie les tâches à faible valeur ajoutée, permettant à l’équipe en charge de la gestion des infractions de se concentrer sur les cas les plus complexes, et de dégager du temps pour répondre aux questions de nos clients sur ce sujet sensible compte tenu des frais dont le client devra s’acquitter.

Concernant la formation à distance que vous avez eu sur GAC Fine Fleet, comment cela s’est passé pour vous ?

Nous avons eu une formation de quelques heures pendant lesquelles le fonctionnement du logiciel nous a été présenté. Il est très intuitif donc la prise en main a été très rapide. J’utilise moins la partie « Gestion de flotte » (qui permet d’ajouter des véhicules) car notre Chef de Projet les intègre en masse pour moi lorsque nous mettons de nouveaux véhicules en circulation.

Aujourd’hui, comment se passe la relation avec votre chef de projet ?

Aujourd’hui, je contacte Juliette ma chef de projet, quand j’en ai besoin. Le processus tourne très bien donc nous n’avons pas de soucis particulier. Je sollicite Juliette de temps en temps quand je constate des problèmes, mais cela reste rare et elle est toujours très réactive !

Avez-vous de futurs projets avec GAC Technology ?

Les « FPS » (forfaits post-stationnement, infractions liées à un stationnement conforme mais non payé) sont aujourd’hui disponibles uniquement au format papier, ce qui nous contraint à les traiter manuellement. Il en va de même pour les factures des fourrières, qui ne sont disponibles que sur place, au format papier, lorsque notre salarié récupère le scooter enlevé. Si ces deux éléments pouvaient être dématérialisés et remonter dans Fine Fleet, ce serait une grosse avancée pour nous.

Que conseillerez-vous à une entreprise qui envisage de se lancer dans une telle démarche ?

Si le volume d’infractions à gérer passe un certain seuil, la digitalisation de la gestion de ces verbalisations ne me semble pas prêter à débat : c’est tout simplement indispensable. Il y a un (léger) investissement à l’origine, mais celui-ci est très vite rentabilisé.

Si vous deviez qualifier GAC Technology en 3 mots ?

Je ne connais de GAC que l’outil Fine Fleet, que je résumerais en « Infractions : digitalisation et praticité ».