GAC Car Fleet est le premier logiciel que j’ouvre le matin et le dernier que je ferme le soir pour gérer notre flotte automobile – Véronique Huber (Caudalie)

Dans le cadre du développement de son parc automobile au niveau national et international, Caudalie, entreprise française de cosmétiques spécialisée dans la vinothérapie, avait besoin de s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile simple et adapté à ses besoins. Véronique Huber, Gestionnaire du parc automobile français et européen, s’est alors orientée sur GAC Car Fleet pour l’accompagner dans cette mission. Elle nous partage son retour d’expérience dans le déploiement du projet et les bénéfices observés depuis la mise en place du logiciel.

 

Pourriez-vous nous en dire plus sur Caudalie et sa flotte automobile ?

Caudalie est une entreprise de cosmétiques française créée par Mathilde et Bertrand Thomas en 1995 à Bordeaux. Tous les produits sont élaborés à partir d’ingrédients naturels issus de la vigne et du raisin. Sa mission ? Devenir la plus efficace des marques dites « clean » et naturelles, et la plus éco-responsable des marques de beauté.

Nous gérons aujourd’hui plus de 350 véhicules, dont 90% de Véhicules Particuliers (VP) majoritairement pour nos commerciaux et les managers, et ce, dans plus de 9 pays. Désormais, près de 30% de nos véhicules sont électrifiés, contre 24% il y a deux ans.

Comment gériez-vous votre flotte avant la mise en place d’un logiciel de gestion de parc ?

Dans un premier temps, notre service informatique avait développé un logiciel pour la gestion de notre flotte à destination de nos équipes internes et qui était une version plus évoluée d’Excel. Néanmoins, cet outil avait peu de flexibilité, j’étais notamment dans l’obligation d’incrémenter toutes les données (kilomètres, changements de pneus, loyers, etc.) manuellement. Ces tâches étaient chronophages. Lorsque nous avons passé le cap des 80 véhicules à gérer, et que nous avons débuté un déploiement dans d’autres pays, nous avons commencé à étudier le projet de nous équiper d’un logiciel externe dédié et adapté à nos besoins.

Pour quelles raisons avez-vous fait le choix de vous équiper d’un logiciel de gestion de flotte ?

Les principales raisons qui nous ont poussées à faire ce choix sont l’augmentation croissante de notre flotte automobile ainsi que son internationalisation. En effet, au tout début, le parc automobile de Caudalie comptabilisait seulement une dizaine de véhicules en France. Puis au fil du temps, ce nombre n’a cessé d’augmenter, pour atteindre désormais près de 115 véhicules au niveau national.

Notre flotte possède également une dimension internationale, et plus particulièrement européenne. Ce qui représente aujourd’hui un total de plus de 350 véhicules à gérer, et ce, dans plus de 9 pays différents.

L’idée était de pouvoir centraliser l’ensemble de nos données dans un outil unique, et permettre de déléguer la gestion de flotte de l’entreprise aux gestionnaires de chaque pays. Notre objectif était à la fois de leur permettre d’être autonome au quotidien, tout en me permettant de superviser la flotte et de bénéficier d’une vision globale.

Ainsi, nous avons choisi le logiciel de gestion de parc, GAC Car Fleet, car il correspond à de nombreux critères, et notamment le principal : nous permettre de gérer notre flotte européenne le plus simplement possible.

Comment s’est déroulée la mise en place du logiciel dans votre entreprise ?

Nous avons tout d’abord débuté par l’intégration de nos données dans l’outil. Il s’agissait notamment de fournir un maximum de fichiers avec les informations concernant nos véhicules. J’ai notamment été appuyée par mon service informatique sur cette première étape.

La seconde phase consistait à être formée à l’utilisation du logiciel dans son ensemble. Pour cela, une première session de 3 jours a été organisée dans nos locaux avec notre chef de projet dédié chez GAC Technology, Vincent. Après cela, nous planifions des sessions en visioconférence environ toutes les 3 semaines entre nous pour approfondir les modules.

Les autres parties prenantes du projet ont également été formées telles que le service des ressources humaines ou la comptabilité. Nous formons également les gestionnaires de nos filiales européennes.

Qu’avez-vous pensé du processus d’accompagnement et de formation de GAC ?  

J’ai beaucoup apprécié le rythme de formation, je n’ai pas été abandonnée notamment grâce au chef de projet qui m’a été attribué et cela m’a permis d’apprendre au fur et à mesure. En effet, pendant le laps de temps entre les différentes sessions, je pouvais utiliser l’outil au maximum de mon côté. Ensuite, dès que j’avais une nouvelle formation, je pouvais lui faire part de mes difficultés, et nous reprenions la suite sur de nouvelles fonctionnalités.

Finalement, GAC Car Fleet a été mis en place très rapidement dans notre entreprise soit en moins de 6 mois, et ce fut très appréciable !

Êtes-vous satisfaite de notre collaboration dans son ensemble ?

Oui je suis très satisfaite, et j’ai déjà recommandé GAC Car Fleet autour de moi ! GAC Car Fleet est le premier logiciel que j’ouvre le matin et le dernier que je ferme le soir !

Je visualise facilement mes données et ce que je cherche à tout moment. Cela m’apporte un réel gain de temps dans mon travail, dans celui des ressources humaines et dans la gestion globale.

Quels sont les bénéfices de la mise en place du logiciel au sein de votre entreprise ?

L’avantage de GAC Car Fleet est qu’une fois que vous avez appris les bases, le logiciel est simple d’utilisation, intuitif et ludique !

La centralisation des données de ma flotte française et européenne est également un atout primordial. Par exemple, j’ai accès à tous les documents relatifs à nos véhicules (bons de commandes, cartes grises, assurances, etc.), et ce, dans tous les pays. J’ai également et surtout l’historique de toutes les affectations des véhicules aux collaborateurs, ce qui est très pratique en cas de contraventions car je peux identifier la personne qui a commis l’infraction donc je n’ai plus de litiges.  

Avez-vous été confrontées à des difficultés dans la mise en place du logiciel ?

Pas particulièrement. Par contre, il reste encore des points à approfondir dans ma connaissance du logiciel et qui sont plus complexes pour moi à gérer. Par exemple, la partie « fiscalité ».

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaiterait s’équiper d’un logiciel ?

Mon premier conseil serait de veiller à missionner plusieurs personnes pour piloter le logiciel. En effet, il me semble important que cette gestion ne repose pas seulement sur une personne notamment dans la connaissance pointue du logiciel.

Je dirais également de fournir des fichiers de données qualifiées afin de faciliter la mise en place du logiciel. Cette étape est primordiale pour la réussite du projet.

Enfin, la formation à l’outil se doit d’être rigoureuse. Une étape qui selon moi n’est pas à négliger afin de savoir gérer de manière optimale sa flotte par la suite.

Quel serait pour vous le top 3 des fonctionnalités indispensables dans GAC Car Fleet pour un gestionnaire de flotte ?

• La gestion de la sinistralité et la réalisation de reportings dédiés. En effet, ces modules sont très intéressants pour analyser les nombreux indicateurs relatifs aux sinistres, et notamment le taux de sinistralité. Cela me permet notamment d’envoyer différents rapports aux conducteurs. C’est un bon moyen pour moi pour faire de la prévention, et ce, par région.
• Les campagnes de communication me font également gagner beaucoup de temps, notamment avec les mails types. J’ai paramétré ces derniers dans l’outil sur différents sujets : la remise d’un véhicule, la restitution, les sinistres, le contrôle technique, etc. Je peux également créer des campagnes en fonction de mes besoins et les envoyer directement aux collaborateurs (campagnes de relevés kilométriques, d’attestations de permis de conduire, etc.)
• La gestion des infractions dans son ensemble avec la connexion directe à l’ANTAI. Cela nous a permis de perdre moins de documents et de temps. L’avantage majeur est que les conducteurs sont informés en temps réel, ce qui a permis de réduire significativement le nombre de contraventions.

En parallèle, l’application mobile MyCarFleet est également un outil indispensable. En effet, les conducteurs me sollicitaient régulièrement car ils avaient de nombreuses questions (comment déclarer un sinistre, quelles sont les échéances du contrat de leur véhicule, etc.). Ils n’ont plus besoin de le faire maintenant car ils retrouvent directement l’ensemble des procédures dans l’application. Pour ma part en tant que gestionnaire, l’application mobile me permet de scanner les FPS qui s’intègrent ensuite directement dans la fiche du véhicule concerné. Il ne me reste plus qu’à générer un mail en automatique pour avertir le conducteur

Quels sont vos projets/perspectives pour votre flotte automobile ?

Nous avons pour objectif de développer davantage l’utilisation du logiciel par les gestionnaires dans les pays européens. Ils sont très demandeurs pour avoir plus d’autonomie et de droits de gestion sur l’outil.

Cela va également être le déploiement de connecteurs avec les différents fournisseurs (assureurs, autoroutiers, etc.) de GAC Technology dans les pays où nous sommes implantés.

Une phrase pour conclure sur notre collaboration ?

Je trouve que GAC Technology est une équipe jeune, où les projets avancent dans la bonne humeur et une bonne dynamique, cela se ressent. J’apprécie également l’écoute, notamment de l’équipe support et sa réactivité au quotidien !

Crédit photo : photo de Ernest Ojeh sur Unsplash