Quel ROI pour un logiciel de gestion de parc automobile ?

Lorsqu’on choisit un logiciel de gestion de parc automobile, on s’attend à observer un retour sur investissement (ROI) significatif. Lorsqu’on échange avec les financiers, le ROI financier prime. On constate malgré tout que le ROI opérationnel est tout aussi important. Les gestionnaires veulent gagner en temps et en productivité. Voici une liste non-exhaustive des éléments composant le ROI d’un logiciel de gestion de parc.

Les imports de données du parc

Lorsqu’une société n’a pas de solution pour importer les données de son parc et que le nombre de fournisseurs se multiplie, cela devient rapidement compliqué d’agréger, compiler et d’ordonnancer l’ensemble des données provenant de ces différents fournisseurs dans différents formats. Ce travail ne doit pas être celui du gestionnaire. Celui-ci devrait normalement se concentrer sur son vrai métier, la gestion de parc automobile. C’est à dire l’analyse des coûts, le renouvellement des véhicules et contrats, les changements et hivernage des pneumatiques, … Un logiciel de gestion de parc comme GAC Car Fleet import et agrège l’ensemble des données fournisseurs. Il et permet donc un gain de temps énorme.

La gestion des amendes.

Sujet d’actualité suite à l’obligation de désigner les collaborateurs, la gestion des amendes fait débat et implique évidemment l’ensemble des flottes automobiles professionnelles. On considère que le temps de traitement d’une infraction, de l’arrivée au courrier jusqu’à l’envoi de la requête en exonération est d’environ 15 à 20 min. Ce chiffre peut atteindre 43 min pour certaines organisations.

Aujourd’hui, lorsque votre logiciel de gestion de parc est connecté à l’ANTAI (Agence National de Traitement Automatisé des Infractions), la gestion de l’infraction est réduite à quelques secondes. Le processus est assez simple (processus avec GAC Car Fleet) : lorsque le collaborateur commet une infraction, l’avis d’infraction est automatiquement envoyé de façon dématérialisée à l’ANTAI. L’ANTAI transmet cet avis d’infraction à l’éditeur de logiciel qui l’intègre de façon automatique dans l’application. L’information remonte dans le tableau de bord du logiciel et le gestionnaire n’a plus qu’a réalisé la désignation du collaborateur (en 1 clic) en ayant vérifié préalablement qu’il s’agit bien de la bonne personne.

Les outils de reporting

Les gestionnaires ont besoin d’indicateurs, de reporting, d’alertes pour gérer leur parc. Ils ont besoin par exemple de connaitre la répartition de leurs VU vs VP, de la répartition du loueur A vs loueur B vs loueur C ou encore combien de véhicules ont été restitués sur les 6 derniers mois, en moyenne par mois ou précisément tous les mois.

Un logiciel est truffé d’une multitude de requêtes préprogrammées  (140 dans GAC Car Fleet). Une nouvelle fois, toutes les tâches chronophages sont éliminées pour se pencher uniquement sur l’analyse et l’optimisation du parc.

La mise à jour RH

Dans une organisation où les mouvements d’effectif sont importants, la mise à jour des affectations devient un véritable casse-tête et peu devenir un travail à plein temps. Un logiciel de gestion de parc peut venir en aide à ce type d’organisation grâce à une connexion direct avec la base de données RH de la société. Le système détecte automatique les mouvements des collaborateurs (ex : M. Dupond qui passe du service marketing de Lyon au service commercial de Paris) et diffuse l’affectation sur le véhicule, les équipements et tous les éléments qui lui sont rattachés. L’état de parc est donc mis à jour automatiquement sans l’intervention du gestionnaire.

La commande de véhicule

Un outil de gestion de parc doit accompagner le gestionnaire dans la commande des véhicules et assurer l’ensemble du workflow. Le worklow : choix du véhicule, choix du loueur, montant de la participation du collaborateur, circuit de validation et enfin l’envoie du bon de commande.  Le gestionnaire maîtrise l’ensemble du processus qui est désormais automatisé. Le choix du véhicule est fait par le collaborateur en fonction de la car policy. Les différents loueurs sont mis en concurrence pour obtenir le meilleur prix en fonction du meilleur couple/durée.

Mais encore…

L’import des données, la gestion des amendes, le reporting, la mise à jour RH et la commande de véhicule composent le ROI opérationnel et financier d’un logiciel de gestion. Mais ce n’est qu’une partie de ce que peut apporter une telle application. On pourrait évoquer en plus la communication (campagne e-mail, sms, de relevé d’attestation de permis de conduire,..), le contrôle de facturation, le carburant, l’édition automatique de la TVS, les optimisations fiscales,… Toutes ces fonctionnalités font partie de GAC Car Fleet, logiciel de gestion de parc automobile édité par GAC Technology.