Qu’est-ce que la gestion de flotte automobile ?

Gérer une flotte automobile relève d’une mission complexe et stratégique pour l’entreprise. Bien que vaste, la notion de « gestion de flotte automobile » encadre en réalité un métier bien précis et qui comporte de nombreux enjeux. En quoi consiste réellement la gestion de flotte automobile ? Quels sont les challenges du gestionnaire, la personne en charge de la piloter ? Comment garantir une gestion de flotte efficace ? C’est ce que nous vous proposons dé découvrir.

En quoi consiste la gestion de flotte automobile ?

Une flotte automobile c’est l’ensemble des véhicules dont dispose une entreprise, soit en propre soit en ayant recours à la location de courte, moyenne ou longue durée. Sont compris dans le terme de flotte automobile tous les véhicules équipés d’un moteur (voitures, VUL, poids lourds, motos, engins de chantier, VAE, etc.). De par la tendance au verdissement des parcs, la liste des véhicules disponibles au sein des flotte s’agrandit et laisse place à des solutions alternatives de mobilité telles que le vélo, les trottinettes, etc. Les véhicules particuliers ou utilitaires légers sont affectés aux collaborateurs pour assurer leurs déplacements dans le cadre professionnel mais aussi, dans certains cas, dans le cadre personnel.

A partir de 10 véhicules, nous pouvons considérer qu’il s’agit d’un parc automobile. Ces véhicules, comme tout bien au sein d’une entreprise, doivent être gérés, entretenus et suivis : on parle alors de gestion de flotte automobile. Selon le nombre de véhicules en parc et la stratégie de l’entreprise, cette fonction peut être assurée par un membre des équipes administratives ou financières, par une équipe dédiée ou par une entreprise spécialisée : un fleeteur.

La personne en charge de la gestion de la flotte d’entreprise, le plus souvent appelé gestionnaire de flotte, devra alors accomplir toutes les tâches relatives à la maintenance, l’entretien et l’utilisation des véhicules et ce, durant tout le cycle de vie du véhicule. La gestion de parc automobile implique donc une forte polyvalence, une capacité d’organisation et de réactivité et une certaine curiosité pour maîtriser le marché évolutif de l’automobile.

En définitive, la gestion de flotte automobile c’est proposer aux collaborateurs de l’entreprise les véhicules adaptés à leurs trajets et besoins sur trois aspects majeurs :

• L’opérationnel : établir un choix approprié de modèles de véhicules et du volume nécessaire, rédiger la Car Policy, assurer le suivi d’indicateurs de performance, etc.
• La finance : définir la méthode de financement des véhicules, gestion des contrats, suivi des coûts, choix et pilotage des fournisseurs, etc.
• La sécurité : la maintenance des véhicules, la gestion des infractions, la sensibilisation à la sécurité routière et prévention des risques, etc.

Quel est l’objectif de la gestion de flotte automobile ?

Piloter. Le gestionnaire de flotte automobile a pour mission d’être aux commandes du parc de véhicules de son entreprise. Il doit garder un œil sur ces derniers afin d’assurer le bon fonctionnement de la flotte, des flux de mouvements des véhicules pour garantir une utilisation optimale de ces derniers. En effet, il a pour mission de gérer l’intégralité des véhicules, depuis leur entrée dans la flotte, jusqu’à la restitution ou la vente.

Contrôler. Pour assurer et garantir un pilotage parfait de son parc, le gestionnaire se doit de contrôler régulièrement ce qu’il s’y passe. Il doit garantir le bon fonctionnement et contrôler les dépenses liées. Le gestionnaire doit rester vigilent sur tous les événements passés et à venir tels que la maintenance, les réparations, l’entretien, les véhicules arrivant à échéance, etc. La meilleure façon de garder le contrôle de son parc est de se constituer un tableau de bord avec des indicateurs pertinents et clés dans la gestion de flotte automobile.

Maîtriser. Ici, il est question non seulement de maîtriser les informations de son parc mais aussi et surtout, d’en maîtriser les coûts. L’objectif principal d’un gestionnaire de flotte est de limiter les dépenses et de mener des actions pour réduire les coûts liés. Il doit être en mesure de prendre la main sur tous les véhicules et maitriser l’environnement dans lequel il opère.

Quels sont les challenges des gestionnaires de flottes ?

Un gestionnaire de flotte, comme son nom l’indique, a la responsabilité du parc automobile qui lui est confié. Bien qu’étant un poste en constante évolution, le gestionnaire doit être polyvalent et doté d’une forte capacité de réactivité et d’adaptation. Son quotidien est animé par des challenges variés ; nous vous proposons de découvrir les principaux.

Choisir, intégrer et renouveler les véhicules

L’intégration des véhicules dans la flotte d’une entreprise est un choix stratégique pour le gestionnaire. Pour optimiser les coûts et l’utilisation de sa flotte, il devra choisir des véhicules adaptés aux déplacements de ses collaborateurs. Il est donc primordial pour lui d’établir en amont une Car Policy, connue également sous le nom de politique automobile d’entreprise. Il s’agit du  document de référence qui répertorie tous les choix de véhicules autorisés par l’entreprise (marques, modèles, type d’énergie, etc.), détermine les règles d’utilisation ainsi que les droits et obligations des collaborateurs bénéficiant de ces véhicules.

Intégrer c’est bien mais renouveler c’est important ! En effet, la plupart des entreprises font appel à des loueurs pour s’équiper en véhicules. Les deux parties sont alors liées par un contrat de location avec un engagement sur une loi de roulage, c’est-à-dire un couple durée/distance (un contrat sur 36 mois/90 000km par exemple). Il est donc essentiel pour le gestionnaire de flotte d’assurer un suivi optimal des contrats de location afin d’éviter des frais supplémentaires pour non-respect des conditions prévues au contrat.

Choisir l’énergie adaptée à l’entreprise et ses conducteurs

Pour un gestionnaire de parc automobile, le choix des véhicules ne se limite pas à la marque ou au modèle. Le choix de l’énergie est tout aussi capital pour la maîtrise du coût d’une flotte automobile. En effet, il est important d’analyser l’utilisation d’un véhicule par un collaborateur et les types de trajets pratiqués pour lui attribuer un véhicule adapté.

Un véhicule diesel sera adapté pour les longs trajets et est estimé comme rentable à partir 20 000 kilomètres parcourus par an en moyenne. La consommation en carburant est inférieure à celle de l’essence (de 15% environ). En revanche, d’après le comparateur LeLynx.fr, le coût de l’assurance est légèrement plus élevé que celui d’un véhicule essence (coût supérieur d’environ 10 à 15%) de par les réparations et dépenses liées plus onéreuses.

A l’inverse, un véhicule essence sera adapté aux petits déplacements et trajets citadins. Il convient parfaitement aux personnes qui parcourent moins de 20 000 kilomètres par an. Le coût d’achat et d’utilisation est plus bas et l’entretien, plus espacé que pour un véhicule diesel, est financièrement plus avantageux.

Le respect et la protection de l’environnement sont au cœur de l’actualité et la tendance est alors au verdissement des flottes au sein des entreprises. L’Etat français et le gouvernement européen renforcent ce phénomène en instaurant des lois et une réglementation permettant d’encadrer cette transition énergétique : loi LOM, norme WLTP, loi Climat et résilience, etc. L’objectif commun est donc de favoriser les véhicules à énergie verte pour limiter et réduire les émissions de CO2.

Les entreprises sont alors contraintes de faire évoluer leurs flottes en intégrant des véhicules qui entrent dans les critères de la législation en vigueur et qui favorisent la baisse des émissions de CO2. Ainsi, les véhicules hybrides et les véhicules électriques répondent à ces enjeux et sont de plus en plus sollicités par les sociétés. Ces deux types de motorisation sont toutefois recommandés pour des trajets en ville ou sur routes autres que l’autoroute.

Assurer un suivi optimal de la maintenance des véhicules

Les opérations de maintenance font partie intégrante du cycle de vie d’un véhicule. Révision, contrôle technique, remplacement des pneus, réparation et bien d’autres encore représentent des postes importants de dépense et peuvent ainsi faire augmenter rapidement le coût d’un véhicule. L’entretien général d’un véhicule doit être réalisé selon un carnet d’entretien bien précis et à intervalle régulier. En cas de défaillance ou endommagement du véhicule, le problème doit être traité rapidement pour éviter une détérioration plus importante qui engendrerait des coûts additionnels.  

Suivre de près ces opérations de maintenance, programmées ou non, est alors essentiel pour le gestionnaire. En effet, il doit garder un œil sur l’ensemble de sa flotte et être en mesure d’anticiper et contrôler toutes les opérations réalisées sur chaque véhicule. Suivre la maintenance de son parc lui permet également de pouvoir établir son budget prévisionnel de dépenses et ainsi disposer d’une vision projetée des dépenses pour agir et les optimiser.

Garder le contact avec les conducteurs est tout aussi essentiel car le gestionnaire joue, le plus souvent, un rôle d’intermédiaire entre ces derniers et les prestataires de service, notamment pour l’aspect financier. Se créer un réseau et entretenir des relations durables avec les professionnels de l’entretien et de la réparation automobile est primordial pour le gestionnaire. De cette manière, il lui sera possible de négocier les différents contrats et ainsi tenter de réduire les coûts.

Prévenir les risques

Lorsqu’on parle de prévention des risques, la première chose à laquelle on pense c’est « sécurité routière ». En effet, conduire un véhicule représente un danger potentiel en cas de non-respect des règles ou en n’adoptant pas l’attitude adéquate. Dans le cadre professionnel, le gestionnaire a, entre autres, pour mission de sensibiliser les collaborateurs disposant d’un véhicule de fonction à ces risques routiers. Il en va de sa propre sécurité sur la route mais aussi de celle des autres automobilistes. Pour accomplir cette mission, différentes options s’offrent au gestionnaire : envoyer des campagnes de sensibilisation à la sécurité routière, informer sur l’actualité, organiser des formations en alliant théorie et pratique, etc.

De plus, le suivi de la maintenance, comme évoqué sur le point précédent, est un des moyens principaux pour prévenir des risques liés à l’utilisation du véhicule. En effet, maintenir un véhicule dans un état irréprochable et conforme au carnet d’entretien renforce la sécurité du conducteur et du véhicule. Ainsi, sa durée de vie sera optimisée, les risques de panne seront nettement réduits voire inexistants et cela évitera à l’entreprise de se voir facturer des coûts supplémentaires.

Optimiser et maîtriser les coûts

La maîtrise des coûts d’une flotte automobile fait partie intégrante des grands objectifs d’un gestionnaire. En effet, un parc automobile représente un poste de dépense relativement important pour une entreprise, selon le nombre de véhicules qui le composent. Il est donc capital de pouvoir en maîtriser les coûts, avoir la possibilité d’établir un budget, anticiper afin de pouvoir agir et optimiser les dépenses.

Le pilotage d’une flotte automobile revenant au gestionnaire, il est important qu’il suive les dépenses ; cela implique donc de garder un œil sur l’ensemble des véhicules. En effet, pour toute entreprise, la réduction de coûts est stratégique. Le gestionnaire devra donc analyser les dépenses liées à son parc pour tenter de trouver des améliorations possibles et ainsi réduire les coûts. Pour ce faire, il devra se construire un tableau de bord avec tous les indicateurs clés pour le suivi de son parc. Ce reporting lui permettra également de disposer de chiffres pertinents lors des négociations de contrat avec ses fournisseurs.

L’objectif pour le gestionnaire est de trouver sa propre organisation qui lui permettra d’analyser au mieux les données de son parc. De cette manière, il pourra analyser l’utilisation des véhicules pour tenter de trouver comment l’optimiser. En effet, il s’agit là d’optimisation du TCO ainsi que de la TVS.

Se former et s’informer en permanence

Le milieu automobile est en évolution constante et, par conséquent, le métier de gestionnaire de flotte automobile l’est aussi. Il s’agit d’un poste où la polyvalence est de rigueur. En effet, le gestionnaire est le pilote à part entière de son parc et doit prendre en charges tous les véhicules depuis son intégration dans l’entreprise jusqu’à sa restitution, en passant par la gestion financière.

De cette manière, il devra être doté principalement de connaissances et compétences dans l’automobile, la finance, la comptabilité, les ressources humaines, l’informatique, la communication et bien d’autres encore. Pour enrichir ses connaissances, il est essentiel pour le gestionnaire de flotte automobile de s’informer régulièrement sur l’environnement dans lequel il évolue pour rester en phase avec le marché et faire évoluer son parc en conséquence. Aussi, il est primordial pour lui de se former aux nouveautés : nouvelles technologies, méthodes de gestion, transition énergétique, etc.

Comment gérer efficacement une flotte automobile ?

Comme vu précédemment, le gestionnaire est un vrai chef d’orchestre pour une flotte. Dédier une personne à cette mission relève donc d’un enjeu stratégique pour l’entreprise, notamment à partir de 30 véhicules en parc. En gestion de flotte automobile, il est primordial de disposer des qualités d’organisation et de rigueur car ce métier nécessite de prendre en charge de multiples tâches et dans divers domaines. Le rôle du gestionnaire sera, entre autres, de déterminer la Car Policy, gérer l’intégration et la sortie des véhicules, contrôler et optimiser les dépenses, surveiller les contrats arrivant à échéance, les maintenances et assurer la partie administrative.

Pour s’équiper en véhicules, la gestion de flotte implique, la plupart du temps, de faire appel à des loueurs. Pour bien préparer la commande des véhicules qui entrent dans les critères et le budget alloué aux collaborateurs par l’entreprise, il est alors primordial pour le gestionnaire de déterminer en amont la Car Policy. Ce document, référence pour le gestionnaire, fixe les modèles disponibles à la commande pour les collaborateurs et fixe les règles d’utilisation.

Le gestionnaire de flotte est donc amené à échanger et collaborer avec des professionnels tels que des loueurs, mais également, des assureurs, des prestataires d’entretien et de maintenance, des pétroliers, des autoroutiers, etc. S’entourer des bons fournisseurs et entretenir des relations sur le long terme apparaît alors comme indispensable pour le gestionnaire. De cette manière, il sera davantage enclin à la négociation des contrats avec ceux-ci.

De manière plus générale, pour assurer une gestion de flotte automobile efficace, il est important de garder un œil constant sur son parc au global et mais également, pour chaque véhicule. Le gestionnaire a donc tout intérêt à suivre les indicateurs représentatifs d’un parc automobile en se constituant un tableau de bord. Les principaux indicateurs à ne surtout pas négliger sont la TVS (Taxe sur Véhicules de Société), le TCO (Total Cost Ownership ou coût total de possession) ou le PRK (Prix de Revient Kilométrique). Il devra également surveiller la loi de roulage pour chacun de ses véhicules afin de ne pas engendrer des coûts supplémentaires et trouver les conditions de contrat les plus adaptées à l’utilisation de chaque collaborateur. Enfin, dans l’optique de rester conforme à la législation en vigueur qui concerne le respect de l’environnement, le gestionnaire se doit de contrôler les émissions de CO2 de son parc et agir en fonction pour les réduire.

Pour mener à bien cela, il est fortement recommandé au gestionnaire de s’équiper d’un outil dédié à la gestion de flotte automobile. Traditionnellement, un gestionnaire de flotte, pour répertorier ses véhicules et assurer le suivi administratif et financier, utilise Excel. Plus le parc automobile est grand, plus il devient compliqué de le gérer sur un simple tableur. Dans ce cas, il apparaît indispensable pour un gestionnaire d’être équipé d’un logiciel de gestion de flotte automobile. En effet, celui-ci lui permettra de centraliser toutes les données relatives à sa flotte dans un outil unique et d’avoir une vision globale de ses véhicules. Grâce à l’intégration automatique des données fournisseurs et des services internes, le gestionnaire gagnera en efficacité et en temps. Cela lui permettra d’analyser ces données et déterminer un plan d’action pour tenter d’optimiser les coûts et l’utilisation des véhicules.