Mon métier de gestionnaire de parc automobile a changé avec GAC Car Fleet - Valérie JODOR (ista International)

Face aux limites de son précédent logiciel, ista International s’est mis en quête d’un outil de gestion de parc de véhicules plus puissant et plus complet. Un logiciel capable de répondre à ses besoins présents et futurs. C’est dans ce contexte que Valérie JODOR a rejoint la société pour prendre la tête de sa flotte automobile. Une flotte qu’elle a dû gérer dans un premier temps sous Excel avant qu’ista choisisse le logiciel GAC Car Fleet. Un vrai soulagement pour cette gestionnaire de parc automobile qui a vu son métier totalement changer grâce à cet outil.

Cas client – Gestion de flotte automobile ista CIS

Voici les principaux points du cahier des charges de l’appel d’offre mis en place par ista CIS afin d’acquérir un logiciel de gestion de flotte automobile :

• remplacer un logiciel de parc automobile devenu obsolète et que plus aucun gestionnaire n’utilisait en interne,
• trouver une solution de gestion de flotte plus performante que des tableaux Excel,
• se doter d’un logiciel de gestion de parc automobile évolutif,
• intégrer automatiquement toutes les données fournisseurs et les centraliser dans le logiciel car ista possède un parc multi-loueurs et gère ses propres prestataires,
• passer commande des véhicules via le logiciel,
• acquérir un outil ergonomique et facile à prendre en main pour des non-initiés.

Présentation d’ista CIS

Issu du groupe Schlumberger, ista CIS est aujourd’hui le N°1 mondial du comptage et de l’individualisation des consommations d’eau et d’énergie en habitat collectif. ista propose des solutions durables et innovantes au service d’une mission : préserver et économiser les ressources naturelles. Ses services sont destinés aux gestionnaires (bailleurs sociaux et syndics), aux propriétaires et aux locataires.

Outre l’individualisation et le comptage, ista propose des solutions de diagnostic (détection de fumée, sondes de température et d’humidité), ainsi que la robinetterie, une prestation préventive et curative visant à assurer l’entretien et le bon fonctionnement des appareils de distribution d’eau. Sensibiliser et partager les connaissances et les techniques permettant de mieux consommer les énergies font aussi parties de la mission d’ista.

GAC Technology : Pourquoi Ista a décidé de se doter d’un logiciel pour gérer sa flotte automobile ?

➤ Valérie JODOR : Je n’étais pas présente dans l’entreprise lorsque la démarche pour acquérir un nouvel outil de gestion a été initiée. De ce que j’ai pu apprendre, nous avions un logiciel de gestion de parc automobile qui ne correspondait plus du tout aux besoins. La problématique de la gestion de flotte était donc directement liée au fait que ce logiciel de gestion n’était plus du tout utilisé, voir complètement abandonné en interne. Pour pallier à ce manque, la gestion était réalisée au travers de multiples tableaux Excel…  Malheureusement, Excel est très limité pour cette mission et ne permet pas du tout d’avoir une vue d’ensemble ou de centraliser les données fournisseurs de manière automatique. L’entreprise a donc pris la décision en interne d’ouvrir une consultation. 

Comment se faisait la gestion de votre parc automobile avant de travailler avec notre logiciel GAC Car Fleet ?

➤ Je suis arrivée chez ista il y a environ 2 ans et j’ai géré le parc automobile avec Excel pendant pratiquement 1 an et demi. J’avais donc plusieurs tableaux Excel, comme par exemple un pour le parc en location longue durée, un pour celui en moyenne durée, les cartes carburant, etc… 

C’était une gestion très chronophage, qui me prenait beaucoup de temps au quotidien. Je ne pouvais pas du tout réaliser un pilotage du parc et j’étais constamment en train d’effectuer de la saisie manuelle.

Qu’attendiez-vous d’un éditeur de logiciel de gestion de parc automobile ?

➤ Comme j’ai pu vous le mentionner précédemment, nous avions eu un logiciel de gestion de parc automobile, dans le passé. Malheureusement, il a dû être abandonné par mon prédécesseur, car il ne présentait pas d’évolution possible. Il ne permettait pas une véritable gestion du parc.

Dans le cahier des charges qui a été défini pour trouver notre nouveau logiciel de gestion de parc, nous souhaitions, avant tout, pouvoir intégrer nos données fournisseurs automatiquement. Il nous fallait véritablement centraliser toutes les informations liées à notre parc pour pouvoir par la suite le piloter et enfin l’optimiser. Car aujourd’hui, nous sommes multi loueurs et nous gérons tous les prestataires en indépendant. Chez le loueur nous avons seulement le loyer et la maintenance.

En plus de cela, je trouvais très intéressante la possibilité de passer des commandes de véhicules via le logiciel car c’est une partie très complexe pour un gestionnaire de parc automobile. Devoir consulter plusieurs loueurs différents pour avoir les cotations et autres, ça prend un temps fou !

Enfin, nous voulions un logiciel simple à utiliser, accessible à plusieurs personnes dans l’entreprise, car en interne j’ai plusieurs « gestionnaires de parc automobiles » représentés par les secrétaires d’agences, qui ont leur propre périmètre à gérer. L’entreprise tenait absolument à ce que ces personnes soient autonomes dans l’utilisation du logiciel.

Comment avez-vous connu GAC Technology ? Et pourquoi avoir choisi le logiciel GAC Car Fleet ?

➤ L’entreprise a réalisé un appel d’offre général et des recherches par internet.

En ce qui me concerne, je connaissais déjà GAC Car Fleet car j’avais eu l’occasion de l’utiliser dans le passé. Quand on m’a appris que c’était ce logiciel qui avait été choisi, cela m’a semblé une excellente nouvelle pour la gestion et la qualité de mon travail. 

ista a choisi GAC Car Fleet car c’était le logiciel le plus complet, celui qui correspondait le mieux aux besoins énoncés dans le cahier des charges. Et même un peu plus. D’ailleurs, je tiens à préciser que l’application MYCARFLEET, que nous testons en ce moment, est un véritable plus. C’est formidable car nous avons vraiment un outil complet, pour moi en tant que gestionnaire de parc automobile et pour mes conducteurs qui deviennent ainsi autonomes et responsables sur plusieurs points !

Comment s’est déroulée la mise en production de GAC Car Fleet ? En êtes-vous satisfaite ?

➤ Cette phase a duré 2 mois. Ça été un gros travail en interne. Nous avons dû renseigner toutes les bases de données qui ne l’étaient pas forcément. Pour moi, il était essentiel qu’elles soient complétées au maximum pour pouvoir être exploitées au mieux par la suite.

Je n’ai pas levé la tête tout ce temps car j’ai dû continuer à gérer mon parc. Maintenant que la mise en production est passée, sincèrement, je peux vous dire que cela vaut le coup. C’est un réel soulagement !

L’accompagnement des équipes de GAC Technology a été très positif. J’ai toujours eu des réponses rapidement à mes questions.

Pouvez-vous nous en dire plus sur la formation qui vous a été proposée pour l’utilisation du logiciel ?

➤ Me concernant, il s’agissait plus d’un rappel, car j’avais déjà utilisé le logiciel dans le passé. Par contre, pour mes collègues gestionnaires, la formation était parfaite. Elles ont été agréablement surprises par la facilité d’utilisation du logiciel GAC Car Fleet et ainsi être totalement autonome.

Aujourd’hui comment se passe la relation de travail avec GAC Technology ?

➤ Les équipes comprennent très bien mes besoins. J’ai vraiment pu constater que ce sont des experts dans le domaine. Je n’ai jamais eu de mauvaise situation avec mes interlocuteurs, bien au contraire. Les échanges sont très positifs et constructifs au vu de mes demandes d’évolutions.

Quelles fonctionnalités sont devenues indispensables pour la bonne gestion de votre parc ?

➤ Alors je suis tentée de vous répondre, toutes les fonctionnalités (rire) ! Mais le plus marquant, en termes de temps, c’est la désignation des conducteurs pour les amendes ANTAI. J’ai gagné énormément de temps au quotidien grâce à cette automatisation.

Ensuite, la partie commande de véhicule avec le catalogue JATO. Là encore, c’est d’une simplicité ! Il suffit de sélectionner ses véhicules et après, tout en découle, avec le circuit de validation.

Plus généralement, la gestion quotidienne du parc. J’ai un tableau de bord bien complet qui me permet d’avoir des alertes et indicateurs multiples. Par exemple, sur mes commandes en cours, le suivi des PV, le PRK, les contrôles techniques etc… La possibilité de pouvoir exporter les données présentes dans le logiciel est aussi très importante pour moi et pour plusieurs services de mon entreprise.

J’apprécie aussi la partie campagne de communication. Je l’utilise pour faire des communications de prévention, les relevés kilométriques, etc… C’est très pratique pour garder un lien avec mes conducteurs.

Je peux réellement dire que je me sers de tous les modules présents dans GAC Car Fleet !

Quels sont les bénéfices d’avoir un logiciel comme GAC Car Fleet ?

➤ Alors tout d’abord et de manière globale, je peux vous dire que nous sommes passés de 525 véhicules à 480 véhicules, aujourd’hui. Grâce à GAC Car Fleet, nous avons pu optimiser notre parc automobile. Nous avons pu nous rendre compte que nous devions réduire le nombre de voitures, car elles n’étaient pas utilisées. Nos objectifs du début ont été atteints et même plus rapidement que prévu.

Ensuite, personnellement, j’ai réellement vu un changement dans mon métier. Il faut savoir que j’ai la double casquette « Gestionnaire de parc automobile » et « Acheteuse ». Grâce à GAC Car Fleet, je peux maintenant piloter mon parc, alors qu’avant j’étais vraiment dans la saisie de données. Vous pouvez demander à mes collègues, depuis la mise en place du logiciel, ils me voient toujours avec le sourire ! Ça me permet de dégager plus de temps pour mon métier d’acheteur et de ne plus subir les choses mais de les anticiper. C’est essentiel dans le métier de gestionnaire.

Plus globalement, toutes les personnes qui ont accès au logiciel sont agréablement surprises par GAC Car Fleet. C’est un succès en interne. Et je pense que cela sera d’autant plus vrai avec le déploiement de l’application mobile MYCARFLEET à destination des conducteurs.

Avez-vous de futurs projets avec GAC Technology ?

➤ Pas dans l’immédiat. Mais dans un futur un peu plus lointain, nous réfléchissons à intégrer dans notre parc automobile des véhicules à motorisation hydrogène. Donc il faudra voir comment cela pourrait fonctionner dans l’outil.

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaite se lancer dans une telle démarche ?

➤ Qu’il ne faut pas hésiter. La mise en place de ce logiciel est fabuleuse ! Imaginez que vous aurez toutes vos données centralisées à un seul endroit pour piloter votre parc automobile.

Le plus important ? Ne plus subir. Car quand on travaille sur des tableaux Excel ou certains autres logiciels, on ne peut pas forcément prévoir et anticiper. Par conséquent, notre métier s’en trouve réduit. 

Au final, subir les choses ça a un coût : un coût humain, car on n’est pas bien dans son quotidien; mais aussi un coût financier, car il y a une perte dans la réalisation.

Si vous deviez qualifier GAC Technology en 3 mots ?

➤ Alors moi ça sera en 1 seul mot mais en 4 syllabes : FOR-MI-DA-BLE !