Quelles sont les limites d’Excel pour la gestion de flotte automobile ?

Dans le cadre de la gestion de votre flotte de véhicules vous pourriez vous demander si le tableur Excel est un outil adéquat. Aussi, dans cet article nous vous expliquons en quoi gérer sa flotte automobile avec Excel comporte certaines limites (et parfois même des risques). Vous devez assurer la gestion d’un petit parc automobile ? Nous vous invitons à lire également les passages dédiés à cette question en seconde partie. Mais tout d’abord, voyons quelles sont les limites d’Excel concernant la gestion d’une flotte automobile.

Pour un gestionnaire de parc automobile, le premier réflexe est souvent de se tourner vers un tableur classique pour gérer sa flotte, et notamment Excel. Il est vrai que ce logiciel est compris dans le Pack Office et que ses fonctions de base sont accessibles. Par ailleurs, toute personne travaillant devant un poste informatique a déjà utilisé ce logiciel, ou du moins, un tableur qui lui ressemble. Ainsi, Excel serait presque une évidence. Nous allons voir que ce n’est pas tout à fait le cas.

En effet, les tableurs comme Excel n’ont été développés que pour répondre à des besoins génériques et non spécifiques. C’est un bon logiciel pour une suite bureautique, mais qu’en est-il pour la gestion d’une flotte automobile ? Est-il alors intéressant de changer ses habitudes ? Peut-on en tirer des bénéfices ?

Quelles sont les limites d’Excel pour la gestion de sa flotte automobile ?

Pour quelles raisons utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile ? À l’évidence, pour mettre facilement à jour toutes les données concernant les véhicules de son infrastructure. Mais aussi et surtout pour gagner du temps et réduire les dépenses.

Excel permet-il d’arriver à ces finalités ?

Excel, un logiciel hors ligne

La première limite d’Excel réside dans le fait que ce logiciel n’est pas connecté. Ce n’est pas vraiment une contrainte, mais plus un manque de verticalité dans la chaîne de gestion.

En effet, Excel est un outil « hors ligne ». Vous n’êtes donc pas en relation avec les bases de données et plateformes des constructeurs, fournisseurs divers, services tiers ou même avec vos propres services internes. C’est à dire qu’il vous faudra traiter un certain nombre d’éléments via d’autres plateformes ou supports dès les premières étapes de la gestion de votre flotte automobile ainsi que pour certaines phases intermédiaires.

Cette limite n’a rien d’insurmontable mais représente tout de même une perte de temps non négligeable. De plus, un logiciel de gestion de flotte spécialisé et connecté conduit généralement à une meilleure visibilité globale.

Un logiciel de gestion de flotte automobile, quant à lui, est disponible, la plupart du temps, en mode SaaS. Accessible depuis n’importe quel poste de travail bénéficiant d’une connexion à internet, il vous permettra d’accéder à toutes vos données, chargées par vos soins ou intégrées automatiquement par vos fournisseurs. La sauvegarde des données et la mise à jour des calculs se font automatiquement. Aucun risque de perte !

La saisie des données

Point positif, la saisie des données telle qu’elle est pensée au travers des différents tableurs comme Excel est assez simple et à la portée de tout un chacun.

En revanche, cette action s’avère particulièrement chronophage. De plus, elle peut comporter son lot d’erreurs. Et en matière de gestion de flotte automobile, composer avec des données erronées n’est pas toujours sans risques. Par exemple, un véhicule ne bénéficiant pas du contrôle ou de l’entretien qui lui est nécessaire à date peut défaillir lors de son utilisation ou engendrer des frais supplémentaires.

De plus, une solution comme Excel requiert parfois l’usage du format papier dans les échanges entre les collaborateurs et le gestionnaire de flotte. Qu’il s’agisse du stockage physique des documents et/ou de leur numérisation, ces actions sont chronophages. Par ailleurs, lesdits documents peuvent parfois être illisibles, incomplets, ou même se voir égarer. Ceci rend la saisie d’autant plus longue et/ou erronée, bien que la responsabilité ici ne soit pas à imputer à Excel. Un process interne clairement défini et transmis avec pédagogie aux personnes concernées peut minimiser ces aléas.

Utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile c’est bénéficier d’un accompagnement dans la saisie et l’intégration de vos données. Une fois votre logiciel paramétré, toutes les saisies sont dynamiques et/ou automatiques. Évitez ainsi toutes les erreurs liées à la saisie manuelle ! Pour toutes les données qui ne sont pas intégrées par vos fournisseurs, vous avez la possibilité de les charger en masse, rapidement et simplement.

L’ergonomie du tableur Excel

Les tableurs comme Excel ne sont pas des logiciels particulièrement ergonomiques. L’interface y est peu engageante et non pensée pour mettre en avant les informations clés. Pour autant, ce n’est pas un reproche. En effet, ces outils ont notamment été conçus à des fins de polyvalence au travers d’un affichage épuré. Au final, le manque d’ergonomie ne se pose qu’avec l’accumulation des données.

Ce n’est qu’une question de confort pour les utilisateurs. L’ergonomie c’est aussi pouvoir trouver le plus rapidement possible l’information essentielle. Le cumul de lignes, colonnes, tableaux, et feuilles propre à la création d’une base de données  »fabrication main » finit par ralentir le gestionnaire de flotte automobile dans son suivi. Outre la perte de temps il est également facile de supprimer des données importantes suite à une mauvaise manipulation, parfois même sans s’en rendre compte.

Enfin, le manque d’ergonomie ne se fait pas ressentir que dans la feuille Excel. Une gestion de flotte automobile via un tableur, c’est généralement plusieurs fichiers Excel répartis dans divers dossiers. Là encore, une mauvaise manipulation peut avoir de lourdes conséquences.

Un logiciel dédié à la gestion de flotte automobile est pensé et conçu pour une utilisation dans un contexte adapté et dans l’optique de simplifier le quotidien du gestionnaire de flotte automobile. L’utilisateur dispose ainsi de toutes les fonctions lui permettant de gérer son parc automobile. Chaque élément est classé clairement dans un module correspondant. Les données et fonctionnalités sont centralisées dans un outil unique.

Excel, tableur polyvalent mais non spécialisé en gestion de flotte automobile

Excel et les autres tableurs ne sont pas dénués d’atouts. Au contraire, ces outils bureautiques rendent de grands services. Il n’est rien question de discuter de ce point ici. Par contre, il est tout aussi vrai de dire qu’Excel n’est pas un logiciel spécialisé dans la gestion d’une flotte automobile. Avec un tableur tout est à créer. Tout est à faire évoluer sans cesse, notamment en fonction de la réglementation (que cet outil ne peut pas prendre en compte automatiquement).

Aussi, ce type de logiciels est limité quand il s’agit d’opérer la gestion efficiente d’un parc automobile. Les résultats obtenus notamment en matière de réduction du TCO sont bien en-dessous de ce qui peut être attendu d’un logiciel de gestion de flotte spécialisé.

De plus, chaque gestionnaire de flotte a sa propre utilisation d’Excel. C’est le côté quelque peu  »artisanal » qu’induit ce système de gestion. Cela peut devenir un vrai problème, par exemple lors de la passation des données à un nouveau gestionnaire. Idem dans le cas où la gestion du parc automobile est confiée à plusieurs personnes, ou encore s’il est question de flottes décentralisées.

À ce propos, voici l’extrait du témoignage de Sylvie Morello, cheffe de la mission interministérielle pour la gestion du parc de l’État (MIPA) :

Avant d’acquérir le logiciel GAC Car Fleet* « le choix du mode de gestion était laissé à l’appréciation de chaque administration et des outils avaient été développés de manière marginale. Certaines administrations disposaient d’un logiciel ou de tableurs alimentés par des enquêtes internes. […] Avant, chacun faisait sa propre  »cuisine » avec ses propres moyens, aujourd’hui, il s’agit d’harmoniser. »

Avant de conclure : « GAC Car Fleet permet aussi une structuration au niveau budgétaire. »

*Logiciel que nous éditons chez GAC Technology.

Un logiciel de gestion de flotte automobile est doté de toutes les fonctionnalités qui permettent de piloter tous les véhicules de son parc et de suivre tous les coûts associés. Outre la possibilité de centraliser toutes les données dans un outil unique, ses fonctions de calculs permettent d’assurer un suivi précis des dépenses, de les analyser et ainsi, de les optimiser pour atteindre des objectifs de réduction de coûts.

La gestion d’une flotte automobile est bien entendu possible avec Excel. Un logiciel spécialisé est cependant recommandé pour une gestion précise et efficiente au quotidien. Plus le parc est grand et plus cela est vrai.

Mais alors, Excel conviendrait-il bien à la gestion d’un petit parc de véhicules ?

Excel peut-il être recommandé pour la gestion d’un petit parc automobile ?

Nous venons de le voir, le recours à un tableur pour gérer un parc de véhicules a ses limites. Quand bien même, l’utilisation d’Excel pour la gestion d’une petite flotte automobile, disons moins de 30 véhicules, pose certainement moins de problèmes que dans le cadre de la gestion d’un grand parc automobile.

Pour autant, quelle que soit la taille du parc, avec Excel le gestionnaire de flotte est confronté aux mêmes problématiques que celles vues précédemment. Au-delà des limites des tableurs, il est surtout question des avantages à utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile spécialisé.

Francenum.gouv.fr, le portail de la transformation numérique des entreprises, arrive indirectement à une conclusion similaire :

« L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte est intéressante pour les entreprises, si elles exploitent au moins 5 véhicules. […] Pour 50 véhicules, les avantages et économies sont considérables. »

Quels sont les avantages d’un logiciel de flotte automobile ?

Faire le choix d’un logiciel spécialisé c’est opter pour une solution qui intègre toutes les problématiques de la gestion d’une flotte automobile. Ceci est vrai depuis la commande des véhicules jusqu’à leur sortie du parc. Voici une liste, non exhaustive, des bénéfices d’un logiciel de gestion de flotte automobile :

• Centralisation de la gestion de flotte automobile dans un outil unique
• Gestion bien plus précise de sa flotte de véhicules
• Obtention d’une mesure fiable du TCO et réduction significative de celui-ci à terme
• Usage d’un outil connecté et ergonomique
• Saisie simplifiée des données
• Intégration automatique des données fournisseurs (loueurs, pétroliers, assureurs, etc.)
• Accès à un tableau de bord intuitif et personnalisable
• Mise à jour du logiciel, pour la réglementation notamment, assurée par l’éditeur

Nombreux sont les avantages d’un logiciel de gestion de flotte spécialisé par rapport à un tableur comme Excel.

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