Interview : la mise en place d'un logiciel de gestion de parc automobile

Elva Novia est une entreprise de reproduction représentant un grand terroir d’élevage issue d’une fusion entre COOP’EVOLIA et GENESIA. Cette mutation provient d’une volonté commune de redéfinir une nouvelle approche du métier, tournée vers l’avenir et qui permettra la capitalisation des forces et des structures. En effet il s’agit d’optimiser les ressources techniques, économiques, humaines pour gagner en compétitivité et en efficacité au profit des 9 000 éleveurs qui adhérent à cette coopérative.
Bénéficiant des services et de l’expertise de GAC Technology pour sa flotte automobile, Mme Murielle Mege, Responsable de la flotte automobile au sein du groupe Elva Novia, nous livre son retour d’expérience. Cette interview surligne la simplicité du processus proposé par GAC Technology. Cette interview relate la mise en place du processus proposé par Gac Technology et en surligne sa simplicité d’usage sans oublier l’impact fédérateur d’un tel projet à la fois en termes de gestion et d’fficacité au niveau managérial.

AVANT GAC TECHNOLOGY, COMMENT GERIEZ-VOUS LA FLOTTE AUTOMOBILE AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE ?

Avant de nous lancer dans les logiciels du type GAC, nous utilisions les tableurs Excel. Différents aspects n’étaient pas traités, comme par exemple les dépenses liées aux véhicules : pas de contrôle sur les entretiens, etc. Nous connaissions uniquement la répartition des véhicules au sein des collaborateurs ainsi que leur renouvellement, mais il était trop compliqué de suivre tous les véhicules un par un. La vision était donc globale et approximative.

QUELS FACTEURS ONT ETE FEDERATEURS DANS L’IMPLEMENTATION D’UN PROJET DE SOLUTIONS POUR FLOTTE AUTOMOBILE AVEC GAC TECHNOLOGY ?

Suite à la fusion entre COOP’EVOLIA et GENESIA, nous avons fait face à une augmentation majeure de notre flotte automobile. Nous sommes une entreprise de services, de ce fait, notre flotte est très spécifique et elle nécessite beaucoup de kilomètres. L’importance de ce poste de charges ayant augmenté, il en a découlé un véritable besoin d’y voir plus clair et une volonté de la direction de maîtriser les échanges de véhicules entre nos différents sites.

COMMENT LE PROCESSUS S’EST-IL DEROULE ?

L’installation du logiciel a été intuitive, tout comme la solution GAC que j’utilise aujourd’hui ! Suite au choix du logiciel et à la validation du processus – datant de début Mai – nous avons directement fixé notre objectif : la mise en activité de la solution pour début Juillet.
Nos informations ont directement été transmises à M Jean Charles Martin – Directeur du Développement chez GAC – notamment nos tableaux de bords, la liste de nos véhicules et de nos collaborateurs, etc. Un stagiaire en logistique nous a permis de faire le relais avec GAC Technology au niveau des besoins. Tout s’est enchainé relativement vite, conformément au retro planning et dates butoirs que nous avions mis en place en partenariat avec GAC Technology pour l’élaboration du logiciel. Il a été opérationnel depuis sa livraison, ce qui coïncidait avec la formation, fin Juin.

QUELS FREINS AVEZ-VOUS RENCONTRES ?

Je n’ai pas rencontré de freins au niveau de mon entreprise. Néanmoins je constate une phase d’adaptation en ce qui concerne nos partenaires externes – nos fournisseurs – pour les passerelles avec le logiciel. On a, par exemple, un fournisseur de pneu qui ne sait pas comment faire avec la solution, ou encore notre contractuel Citroën qui n’arrive pas à intégrer la méthode de GAC pour les contrats d’entretien. Cette automatisation passe forcément par une période d’adaptation au cours de laquelle chacun doit s’habituer et se situer face au nouveau processus. En attendant, il est de notre devoir de soutenir et de gérer ces petits ajustements.

QUELS SONT LES BENEFICES ECONOMIQUES RETIRES DE CETTE DEMARCHE ? (ROI, ETC.)

Il m’est difficile de parler de bénéfices économiques pour le moment, compte tenu de la jeunesse du projet mais nous attendons beaucoup de la solution GAC – notamment en ce qui concerne la consommation de carburant. On cherche à établir une maîtrise de ces coûts par le biais d’un suivi continu. Nos évaluations des bénéfices vont donc se porter sur une année entière. Elles intégreront notamment l’évaluation de la tenue des pneus, leur impact sur la consommation de carburant, etc.

QUELS SONT LES AUTRES BENEFICES, NOTAMMENT SUR LE PLAN MANAGERIAL ET HUMAIN ?

Je parlerais d’efficacité. L’outil de gestion GAC est un gain de temps, avant toute chose. Par exemple, j’ai reçu hier tous mes certificats d’assurance. Grâce au logiciel de GAC Car Fleet, il est très facile de retrouver le conducteur du véhicule à tel ou tel moment, ce qui me permets une gestion aisée des données.
Nous allons donc plus loin dans la gestion du véhicule. De plus, nous limitons les erreurs dites « humaines » par le biais d’un accès restreint à certains utilisateurs : ils ne disposeront désormais que des fichiers les concernant, évitant ainsi, tous types de confusions.
Un autre atout du logiciel de GAC est qu’il est en mode Cloud, ce qui permet à notre équipe de pouvoir facilement se donner la main durant des périodes de congés par exemple.

QUELS SERAIENT VOS CONSEILS DONNES A UNE ENTREPRISE QUI ENVISAGE DE SE LANCER DANS UNE TELLE DEMARCHE ?

N’hésitez pas ! Pour une coopérative comme nous, c’est une première et nous sommes déjà assurés des vertus d’un logiciel tel que GAC Car Fleet. Pour une entreprise de services – ou autre – disposant d’une flotte moyenne, passer par le biais d’un logiciel de gestion est d’une grande aide. C’est un apport pour les Responsables Flotte Automobile – comme moi – mais aussi pour les dirigeants car avec GAC Technology, on peut désormais leur fournir des reporting, des chartes graphiques – un bilan imagé qui leur permet d’optimiser le suivi de flotte.

QUELLE SERAIT VOTRE ANECDOTE SUR GAC TECHNOLOGY ?

Avant je gérais la flotte, maintenant, je la pilote !
On est désormais dans le pilotage et l’implémentation de nombreux axes de progrès plus que dans l’entrée de données. On recherche du rendement, des solutions aux différents problèmes identifiés grâce au logiciel, etc. Je dirais que GAC c’est surtout de la simplicité et de la réactivité. La passation s’est faite très naturellement via des échanges fluides avec le service. Ce logiciel intuitif nous a déjà changé la vie !