Comment optimiser et gérer les amendes en entreprise ?

La gestion des amendes en entreprise est une mission qui incombe au gestionnaire de parc automobile. Cette tâche chronophage lui demande un investissement important, et ce, d’autant plus depuis le 1^er janvier 2017. A partir de cette date, un profond changement s’est opéré dans la gestion des amendes en entreprise : l’employeur est dans l’obligation de désigner les collaborateurs ayant commis des infractions au code de la route avec un véhicule professionnel. Par conséquent, le gestionnaire de parc automobile doit suivre une procédure particulière.

De nombreuses questions se posent alors : comment identifier le conducteur du véhicule ayant commis l’infraction ? Comment le prévenir ? Comment réaliser la désignation ? Quelles sont les amendes concernées par la désignation ?

Gestion des amendes en entreprise : en quoi consiste le principe de désignation ?

La désignation des collaborateurs : historique

Auparavant, lorsqu’une infraction était commise avec un véhicule professionnel, et ce, sans flagrant délit, l’avis de contravention était envoyé directement à l’employeur. Ce dernier pouvait alors payer l’amende ou demander au conducteur de le faire. La première option était la plus souvent choisit afin d’éviter toute procédure et perte de temps.

Cependant, depuis le 1^er janvier 2017, la désignation des collaborateurs est devenue une obligation ; l’objectif étant de responsabiliser les employeurs ainsi que les conducteurs.

Le rapport annuel 2019 de l’ANTAI met en exergue deux éléments à ce sujet :

• Des effets positifs ont déjà été observés puisque le nombre d’infractions réalisées avec un véhicule professionnel a diminué, et ce, depuis la première année de mise en application de l’obligation.
• La majorité des employeurs respectent ce principe de désignation.

L’ANTAI

L’Agence nationale de traitement automatisé des amendes, ou ANTAI, est un organisme public créé en 2011.

Sous la tutelle du ministère de l’Intérieur, elle porte trois axes :

• Piloter l’ensemble de la chaîne contraventionnelle et agir pour la sécurité routière.
• Contribuer à la modernisation et la transformation de l’action publique.
• Accompagner les collectivités locales.  

En cas de non désignation, la personne morale (l’entreprise) recevra une amende de 675 euros ainsi que son représentant légal (exemple : le dirigeant) d’une somme pouvant atteindre jusqu’à 750 euros. Ce dernier devra également s’acquitter de l’amende liée à l’infraction non désignée.

Quel rôle pour le gestionnaire de parc automobile dans la gestion des amendes ?

Identifier et prévenir le collaborateur

L’obligation de désignation implique l’identification du collaborateur ayant commis l’infraction, ce qui complexifie la tâche du gestionnaire de parc automobile. En effet, il peut alors être confronté à plusieurs situations :

• Le véhicule est attribué de manière nominative, alors le conducteur à qui appartient le véhicule sera tenu comme principal responsable. Il est possible que des exceptions s’appliquent, par exemple en cas de prêt du véhicule.
• Le véhicule n’est pas attribué (par exemple si celui-ci est partagé entre plusieurs collaborateurs) alors le gestionnaire de flotte doit identifier le bon collaborateur. Pour cela, il est alors nécessaire de mener une enquête en interne. Cela implique une certaine prudence auprès des collaborateurs ainsi qu’un investissement important en temps.

Désigner le collaborateur

Une fois le collaborateur identifié et prévenu, le gestionnaire se doit alors de le désigner comme auteur de l’infraction, et ce, dans les 45 jours à compter de la date de l’avis de contravention.  

Par la suite, il devra se rendre sur le site de l’ANTAI pour remplir les éléments suivants :

• Indiquer le numéro de l’avis de contravention, la raison sociale de la personne morale et le numéro d’immatriculation du véhicule utilisé lors de l’infraction.
• Saisir l’identité du collaborateur responsable, son adresse postale ainsi que son numéro de permis de conduire.
• Communiquer son adresse mail.

Le collaborateur recevra alors un avis de contravention directement à son domicile.  

Quelles sont les infractions concernées par la désignation ?

L’obligation de désignation concerne uniquement les infractions constatées par les radars automatiques. Cela concerne par exemple : les excès de vitesse, le non port de la ceinture de sécurité, l’usage du téléphone au volant, l’absence de casque sur un deux roues, le non-respect des deux feux ou stop, etc.

Comment optimiser la gestion des amendes en entreprise ?

Méthodes de gestion des amendes : manuelle ou automatisée

La gestion des amendes en entreprise nécessite d’être efficace, prudent et organisé, notamment pour la gestion des informations concernant les collaborateurs. En effet, le gestionnaire de parc automobile doit être constamment au fait des dernières affectations de véhicules ou encore de permis de conduire. Cela lui permettra de faciliter la transmission des informations nécessaires à la désignation, et lui évitera également de faire des erreurs.

Pour cela, le gestionnaire de flotte automobile peut suivre deux méthodes :

• La gestion des amendes manuelle

Ici, le gestionnaire a la possibilité de retourner le formulaire de requête en exonération par voie postale ou par le site internet de l’ANTAI. Ce dernier moyen est de plus en plus utilisé puisque plus des trois quarts des désignations ont été réalisées par voie numérique selon le rapport annuel 2019 de l’ANTAI.

Cependant, la gestion des amendes de manière manuelle est une tâche chronophage. Le temps de traitement d’une infraction peut en effet prendre en moyenne jusqu’à 15 minutes.

• La gestion des amendes automatique

Comme évoqué précédemment la gestion des amendes en entreprise peut être facilitée par de nombreux outils. Un logiciel de gestion des amendes, tel que GAC Fine Fleet, peut alors devenir indispensable. En effet, la désignation du collaborateur se fera de manière automatique, grâce à une connexion directe à l’ANTAI. Un véritable gain de temps pour le gestionnaire de parc automobile pour qui la désignation d’un conducteur ne prend que quelques secondes.

Au-delà de cette automatisation de la désignation, cet outil permettra également de disposer d’un inventaire de l’ensemble des véhicules du parc automobile, des collaborateurs ainsi que des affections. D’autres fonctionnalités telles que des alertes de rappel de désignation en attente ou encore la création de campagne de communication et de prévention, permettent également d’apporter de la valeur ajoutée à la mission du gestionnaire de flotte automobile. 

Ce module de gestion des amendes est aussi intégré dans certains outils de gestion de flottes automobiles tels que GAC Car Fleet.

La gestion des amendes en entreprise est un réel défi pour le gestionnaire de parc automobile qui l’incite à aller plus loin dans son rôle. En effet, l’obligation de désignation contribue à responsabiliser l’employeur, ainsi le gestionnaire doit contribuer à la communication et à la prévention des risques routiers dans l’entreprise. Cela peut prendre différentes formes : mise en œuvre de campagnes de communication, de formations à l’éco-conduite, etc.