Suivi de flotte : quelles composantes pour quelles solutions ?

Le marché de la flotte automobile

Partie intégrante du marché de l’automobile, le secteur de la flotte automobile a connu son heure de gloire au cours des années 1990. Très rapidement, est apparue la location longue durée (LLD), afin de permettre aux entreprises de disposer d’un parc de véhicules avec un financement facilité et une gestion améliorée à laquelle les entreprises ont rapidement adhéré. Mais avec la croissance du nombre de véhicules dans les flottes d’entreprises, beaucoup ont dû avoir recours à un logiciel de gestion de flotte surtout lorsque l’on sait que seulement 2% en possédaient un, en 2005. De plus, l’arrivée de nouveaux entrants sur le marché de la gestion de flotte a augmenté le nombre de véhicules à la route en France, en 2016, sur les 32 millions de véhicules 10% appartiennent aux entreprises. Aujourd’hui, 15% des entreprises avec un parc automobile supérieur à 100 véhicules utilisent un logiciel de gestion de flotte en France.

L’Observatoire du Véhicule d’Entreprise (OVE) publie un baromètre chaque trimestre qui permet de définir les véhicules types qui sont choisis par les sociétés. À la clôture de l’année 2017, les véhicules plébiscités par les entreprises sont de type diesel malgré une baisse de 0,2%. Dans le même temps les immatriculations des véhicules essence augmentent +8,5% ; de même pour les voitures électriques puisque l’on constate une augmentation de 25,1% du nombre de véhicules mis à la route sur l’année 2017. Ce type de voiture s’implante dans les flottes d’entreprise puisque la Renault Zoé se classe deuxième dans le choix d’un véhicule de fonction. Malheureusement, les ventes d’hybrides n’ont pas progressé, la raison principale de cette stabilisation vient du fait que l’État ne propose plus d’aide pour l’achat de ces véhicules dès le 1er janvier 2018.

Les véhicules d’entreprises ont pris une place importante dans le marché automobile français puisque leurs commandes sont en augmentation de 1,5% par rapport à 2016 alors que l’achat de véhicules pour particuliers est en baisse sur cette même période.

Les flottes représentent aujourd’hui 31,79% du marché automobile français. On compte à plus de 800 000 le nombre d’immatriculations de véhicules d’entreprise pour la fin de l’année 2017. Avec une augmentation des ventes de VUL +3,8% alors que les ventes des VP n’ont pas évolué (-0,03%).

Malgré ce développement, les véhicules diesel restent le premier choix des entreprises avec 84,56% de part de marché. Ce chiffre s’explique en premier lieu par le fait que les moteurs diesel sont plus adaptés aux longues distances, la rentabilité de ce type de véhicule se fait dès 20 000 km alors qu’en moyenne les collaborateurs possédants une voiture de fonction roulent 30 000 km par an.

Le Syndicat National des Loueurs de Voitures en Longue Durée (SNLVLD) a publié les statistiques professionnelles du marché de la LLD pour le 2ème trimestre 2017, ainsi on apprend que le marché des véhicules légers continue à croître même si l’on constate que la progression est plus faible qu’à la même période, en 2016.

Les acteurs de la gestion de flotte

Les loueurs de véhicule

Ce sont des sociétés de location de véhicules multimarques pour les entreprises. Leur mission principale est d’offrir les solutions les plus pertinentes de location longue durée, de financement de véhicules, en jouant un rôle de conseil et d’écoute pour satisfaire au mieux les besoins des entreprises.

Les assureurs

Chaque véhicule terrestre à moteur doit souscrire à une garantie Responsabilité civile. Les assureurs proposent des solutions de protection globales pour l’ensemble de la flotte de véhicules d’une entreprise, en cas d’accident, vol, dommage matériel, etc.

Les pétroliers

Ils fournissent une carte de paiement permettant de s’approvisionner en essence, de laver le véhicule, etc… Chaque carte est rattachée à un véhicule, cela permet d’avoir un suivi des dépenses liées au véhicule.

Les autoroutiers

Ils fournissent des badges de télépéage pour chaque véhicule. Cela permet d’optimiser les frais d’autoroute pour les entreprises et de suivre les dépenses. C’est un gain de temps pour les collaborateurs lors de leurs déplacements.

L’Etat

Acteur majeur, l’État gère le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV), il délivre ensuite la carte grise.

De plus, l’État pilote l’ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions) avec qui GAC Technology est connecté afin de faciliter le traitement des infractions des collaborateurs en volant de leur véhicule

Appréhender et gérer sa flotte

L’inventaire des vehicules

Pour commencer, le gestionnaire de flotte doit disposer d’un inventaire exhaustif de sa flotte automobile : véhicules, collaborateurs, engins, équipements, poids lourds, centre de coût… Cela permettra ensuite de commencer sur une base fiable pour ensuite gérer sa flotte correctement, suivre les dépenses et les coûts liés à chaque véhicule.

SUIVI DE FLOTTE OPTIMALE

Pour que le suivi de flotte reste efficace, il est nécessaire de savoir comment gérer les affectations des véhicules, la maintenance, avoir un suivi des sinistres, programmer des alertes…

De plus, certaines entreprises disposent d’une flotte de véhicules en pool c’est-à-dire en libre accès. Il est également nécessaire de savoir gérer ce genre de véhicule pour anticiper les éventuels retards de restitution, savoir quels sont les véhicules disponibles et connaître les statistiques d’utilisation du parc de véhicule en pool.

GAIN DE TEMPS sur la gestion

De nombreux gestionnaires de flotte travaillent à partir d’un fichier Excel, extrêmement chronophage et très peu efficient compte tenu de la charge de travail à fournir dès que la flotte dépasse les 50 véhicules.

Pour avoir un suivi de flotte optimisée, il est nécessaire de s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile grâce auquel le gestionnaire de parc va disposer d’un outil lui permettant de suivre l’intégralité de sa flotte. De plus l’import de données automatique (facturation, maintenance, sinistre,..) est devenu primordial et doit être un critère de choix principal pour la sélection d’une solution de gestion.

Pour que la gestion de flotte reste efficace, il nécessaire de savoir comment gérer les affectations des véhicules, la maintenance, avoir un suivi des sinistres, programmer des alertes…

Gestion de flotte financière et fiscale

Afin de disposer d’une vision financière globale de la flotte, de contrôler les évolutions budgétaires du parc et ainsi anticiper les écarts entre le budget théorique et le facturé, le gestionnaire doit être en mesure de suivre de manière qualitative et quantitative sa flotte.

Le Total Cost of Ownership (TCO)

Le Total Cost of Ownership (TCO) ou coût global de possession en français, est un outil permettant de calculer le coût d’un véhicule tout au long de son cycle de vie.

Sur le marché de l’automobile, on compte plusieurs TCO qu’un gestionnaire de flotte doit maîtriser : le TCO Véhicule, le TCO Conducteur et le TCO Flotte.

– Le TCO Véhicule : comprend le prix d’achat du véhicule mais également les frais financiers de mise en oeuvre en entreprise. De plus, son utilisation quotidienne va modifier le TCO Véhicule en fonction du conducteur, du comportement routier, des possibles accidents et incidents lié au véhicule.

– Le TCO Conducteur : chaque conducteur a un comportement différent au volant, ce qui peut entraîner une majoration de 20 à 50% sur le TCO Véhicule. Pour contrôler cette augmentation, les entreprises peuvent mettre en place des formations d’éco conduite. Pour cela, GAC Car Fleet, logiciel de gestion de flotte automobile, propose un suivi de conduite citoyenne parmi ses fonctionnalités.

– Le TCO Flotte : regroupe l’intégralité des coûts relatifs à l’organisation et la gestion de la flotte. On estime que le gestionnaire passe en moyenne 58h par an et par véhicule à gérer l’achat, l’immatriculation, la livraison, etc… de chacun des véhicules.

La Taxe sur les véhicules de société (TVS)

La date de paiement de la Taxe sur les Véhicules de Sociétés (TVS) a été modifiée, passant du 1er octobre en année N-1 au 30 septembre de l’année N (exemple : du 1er octobre 2016 au 30 septembre 2017), à une régulation sur l’année civile donc du 1er janvier au 31 décembre. C’est pourquoi la période du mois d’octobre à décembre 2017 a été rattachée cette année à la TVS 2017. Les entreprises auront 5 trimestres à payer en 2017, GAC Car Fleet le calculera pour le gestionnaire.

A partir du 1er janvier 2018, la TVS sera payée en même temps que la TVA, le délai de déclaration s’étend jusqu’au 15 janvier de l’année N+1.

Les nouvelles composantes de la gestion de flotte automobile

La gestion de flotte ne se résume pas uniquement à une vision globale de la flotte automobile mais également à des composantes d’ordre moins rationnelles.

Le suivi des infractions

Depuis le premier janvier 2017, les entreprises doivent désigner leurs collaborateurs qui commettent une infraction routière au volant d’un véhicule d’entreprise. Cette désignation est obligatoire, en cas d’oubli, l’entreprise risque une amende de 750€. Il est essentiel d’intégrer cette composante lors de la gestion de flotte automobile d’une entreprise. Dans GAC Car Fleet, la désignation se fait en un clic et en moins de 3 secondes grâce à une connexion directe avec l’ANTAI.

La commande de véhicule et plus

Afin de gagner en efficacité, beaucoup de gestionnaires imaginent une gestion de flotte où les commandes de location de véhicules longue durée, de télébadges ou de cartes carburants, par exemple, soient facilitées.

GAC Technology propose cette fonctionnalité dans sa solution de gestion de flotte GAC Car Fleet.

Depuis le logiciel, la commande est passée, le loueur reçoit une demande de commande qui est ensuite traitée directement. Cette fonctionnalité est un gain de temps pour le gestionnaire de parc qui, en quelques minutes, peut faire une commande de véhicule alors que cette demande était chronophage auparavant. Il est aussi possible de commander des télébadges autoroute et des cartes carburant.

Les contraintes environnementales

Aujourd’hui, le développement durable et plus précisément la protection de l’environnement est un objectif international. Les États ont mis en place une politique qui a pour but de protéger la santé des Hommes et sauvegarder l’écosystème.

C’est pourquoi les entreprises sont impactées par ces changements. Sur le marché de l’automobile, cela se fait par la limitation d’émission de CO2 et par des pénalités financières pour les entreprises trop polluantes.

Les gestionnaires doivent donc intégrer ce nouvel élément dans la gestion de la flotte automobile de l’entreprise. C’est pourquoi il faut un outil permettant de suivre le comportement routier des collaborateurs (en sur ou sous roulage, etc.) et l’empreinte carbone du parc, véhicule par véhicule.