Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte automobile ? 

En pleine mutation, le métier de gestionnaire de flotte évolue vers un métier de « gestionnaire de la mobilité » et, par conséquent, il se voit intégrer de nouvelles missions. Pour l’accompagner dans son quotidien et lui permettre de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, il a la possibilité de s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile.

La notion de gestion de flotte automobile existe depuis de très nombreuses années et a débuté, notamment, avec les sociétés de transport. Métier à part entière ou intégré à d’autres fonctions, il est indispensable dès lors qu’une entreprise détient des véhicules de fonction et/ou de société, des engins, des poids lourds ou même, des vélos ! On parle alors de « gestionnaire de flotte automobile », personne en charge du pilotage des véhicules tout au long de leur cycle de vie dans le parc de l’entreprise.

Concrètement, en quoi consiste la gestion de parc et qu’est-ce qu’un un logiciel de gestion de flotte automobile ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cet article.

Qu’est-ce que la gestion de flotte automobile ?

On parle de flotte automobile lorsqu’une entreprise, privée ou publique, dispose de véhicules qu’elle met à disposition de ses collaborateurs pour l’exercice de leur activité professionnelle. Il peut s’agir de voitures de fonction ou de service, de véhicules utilitaires, d’engins, de poids lourds, de deux-roues (moto, scooter, vélo, etc.), etc.

La notion de gestion de flotte automobile englobe une multitude de tâches diverses et variées et concerne les entreprises privées et publiques. Plus précisément, il s’agit de l’ensemble des tâches relatives à l’utilisation, au suivi et à l’entretien des véhicules utilisés par les collaborateurs d’une entreprise.

La mission de la personne en charge de la flotte d’entreprise vise à assurer une utilisation efficace des véhicules, à réduire les coûts d’exploitation, à améliorer la sécurité des conducteurs et des passagers, et à minimiser l’impact environnemental. Elle implique généralement la mise en place de politiques, de procédures et de systèmes pour surveiller et contrôler les activités de la flotte. Dans ce cas, équiper le gestionnaire d’un logiciel de gestion de flotte automobile peut s’avérer très pertinent !

En définitive, la gestion de flotte automobile c’est piloter et superviser les véhicules tout au long de leur cycle de vie dans la flotte de l’entreprise : définition de la Car Policy, commande des véhicules et équipements, démarches administratives d’immatriculation et d’assurance, suivi des coûts et de l’utilisation des véhicules, etc.

La gestion de flotte automobile est une mission stratégique pour l’entreprise. En effet, disposer d’un parc de véhicules représente un coût relativement important. Il est donc primordial d’assurer un suivi efficace et précis, et garder une vision globale de sa flotte.

Quels sont les enjeux de la gestion de parc automobile ?

La gestion de flotte automobile comprend la supervision et la coordination des véhicules d’une entreprise ou d’une organisation. C’est un domaine crucial pour les entreprises disposant d’une flotte de véhicules, qu’il s’agisse de voitures, de véhicules utilitaires, de camions ou d’autres types de véhicules utilisés dans le cadre de leurs activités. Voici quelques-uns des enjeux importants liés à la gestion de flotte automobile :

Coûts opérationnels : La gestion efficace de la flotte vise à minimiser les coûts opérationnels. Cela comprend la réduction de la consommation de carburant ou d’électricité, la maintenance régulière et, dans certains cas, anticipée des véhicules, la gestion des réparations et des sinistres, ainsi que la gestion des coûts liés aux conducteurs et à l’assurance.

Sécurité : La sécurité des conducteurs est un enjeu primordial. Les entreprises doivent mettre en place des politiques et des procédures pour vivement sensibiliser les collaborateurs à la sécurité routière : vérification de la détention et validité du permis de conduire, formation à une conduite responsable (écoconduite), limitation du temps de conduite, mise à disposition d’un véhicule régulièrement entretenu, etc.

Optimisation de la productivité : Une bonne gestion de flotte permet d’optimiser la productivité des conducteurs et des véhicules. Cela peut être réalisé grâce à une meilleure planification des itinéraires, à l’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte automobile pour suivre les comportements routiers des conducteurs ou l’utilisation des véhicules par exemple.

Respect de l’environnement : Avec les préoccupations croissantes et la règlementation récente liées à l’environnement, la gestion de flotte automobile doit s’adapter et prendre en compte les aspects environnementaux. Cela peut inclure l’intégration de véhicules à faibles émissions (véhicules électriques ou hybrides rechargeables) au sein de sa flotte, la réduction de la consommation de carburant, le suivi et contrôle réguliers des émissions de CO2 et la conformité aux réglementations environnementales en vigueur (LOM, norme WLTP, etc.).

Suivi et gestion des données : La gestion de flotte automobile implique la collecte et l’analyse de données issues des véhicules de son parc, des conducteurs et des performances opérationnelles. Les données recueillies peuvent aider à prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité de la flotte, la rentabilité et la conformité aux réglementations.

Conformité réglementaire : Les flottes automobiles doivent se conformer à diverses réglementations, telles que les règles de sécurité routière, les normes d’émissions de CO2, les heures de conduite réglementées pour les conducteurs, etc. La gestion de flotte automobile implique de s’assurer que tous les véhicules et conducteurs respectent ces réglementations.

Maintenance et réparation : La maintenance régulière des véhicules est essentielle pour assurer leur bon fonctionnement, prolonger leur durée de vie et garantir la sécurité des conducteurs. La gestion de flotte automobile comprend la planification et le suivi de la maintenance, la gestion des réparations et la réduction des temps d’immobilisation des véhicules.

Les enjeux de la gestion de flotte automobile sont multiples. Dans l’optique d’atteindre ses objectifs, le gestionnaire doit pouvoir bénéficier d’une vision globale et détaillée des véhicules qui composent le parc dont il est responsable. Le suivi et l’analyse des données financières et d’utilisation des véhicules sont des étapes essentielles. Et si la solution était un logiciel de gestion de flotte automobile ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte automobile ?

Un logiciel de gestion de flotte automobile est un outil informatique conçu pour aider les entreprises à gérer efficacement leur flotte de véhicules. Il s’agit généralement d’une solution logicielle centralisée qui permet aux gestionnaires de flotte de suivre et de contrôler différents aspects de leur parc automobile.

En effet, un logiciel de gestion de flotte automobile est l’outil indispensable pour suivre chacun des véhicules de son parc et ce, tout au long de son cycle de vie au sein de l’entreprise, depuis son intégration jusqu’à sa restitution ou sa vente.

Doté de multiples fonctionnalités permettant de gérer sa flotte automobile en globalité, nous retrouvons parmi les principales et plus courantes :

Gestion des véhicules : commandes et inventaire de véhicules, fiche d’identité dédiée au véhicule avec les informations clés et nécessaires au bon suivi (immatriculation, marque, modèle, année, caractéristiques techniques, affectations, événements sur le véhicule, etc.)

Maintenance : suivi et reporting des dépenses, programmation d’alertes pour l’entretien régulier et les rendez-vous importants des véhicules afin de minimiser les pannes et d’optimiser la durée de vie des véhicules.

Infractions : module dédié connecté à l’ANTAI pour le traitement automatisé des infractions et désignation des collaborateurs ayant commis l’infraction. Le logiciel permet également d’assurer un suivi efficace et prévis des procès-verbaux et FPS (Forfaits Post Stationnement).

Gestion des conducteurs : suivi efficace grâce à la fiche collaborateur qui intègre toutes les informations importantes le concernant (coordonnées, site de rattachement, véhicule affecté, suivi de la validité du permis de conduire, etc.).

Optimisation des coûts : suivi des dépenses liées aux véhicules, tels que les loyers, les frais de carburant, les frais d’entretien, l’assurance, les amendes, etc. Cela permet de suivre précisément et d’analyser les dépenses de son parc dans l’optique de mettre en place le plan d’action nécessaire à l’atteinte de réduction des coûts.

Rapports et analyse : génération de rapports détaillés sur les performances de la flotte, les coûts, la consommation de carburant, les données de conduite, les incidents, etc. Ces rapports aident à évaluer l’efficacité de la flotte et à identifier les domaines d’amélioration.

Gestion des documents : stockage et gestion électronique des documents importants relatifs à la flotte, tels que les contrats de location, d’assurance, les documents d’entretien, les factures, la carte grise, etc.

En résumé, un logiciel de gestion de flotte automobile vise à simplifier le quotidien du gestionnaire de flotte en lui permettant de couvrir toutes les tâches liées à la gestion de ses véhicules, à améliorer l’efficacité de l’activité de l’entreprise, à atteindre des objectifs de réduction des coûts et à assurer la conformité réglementaire. Vous souhaitez en savoir davantage ? Découvrez pourquoi vous équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile est indispensable !