Comment gérer une flotte automobile ?

La gestion d’une flotte automobile est une tâche stratégique et complexe qui doit prendre en compte de nombreux paramètres afin d’être optimisée. Il est en effet primordial de faire des choix pertinents en fonction des besoins de l’entreprise et de ceux de ses collaborateurs.

Gestion de flotte automobile : définition et enjeux

Une flotte ou parc de véhicules représente l’ensemble des moyens de transport dont disposent une entreprise, et qu’elle met à disposition de ses employés dans le cadre de leur activité professionnelle. Elle se compose de véhicules de fonction, de société, de service ou encore d’utilitaires. Parfois, il peut s’agir également de deux roues, trottinettes, vélos, etc.

Gérer une flotte automobile implique plusieurs enjeux pour une entreprise : 

• Optimiser la gestion de son parc et son suivi : en fonction de la taille de sa flotte, sa gestion nécessite d’être organisée et préparée. Ainsi, déterminer une stratégie en amont devient primordial afin d’assurer son bon fonctionnement.
• Réduire les coûts : le carburant, l’entretien et la maintenance, les péages, ou encore l’assurance sont autant de postes de dépenses liés aux véhicules qu’il est nécessaire de prendre en considération. Avoir une vision d’ensemble de ces coûts permet d’anticiper et de les réduire.
• Être à jour avec la réglementation en vigueur : les entreprises doivent faire face à de nombreuses réglementations et décrets qui concernent les flottes automobiles tant sur le plan fiscal (loi de finances) que sur le plan environnemental (loi LOM, loi Climat-Résilience, etc.). Elles doivent donc être en veille permanente sur ces sujets afin de s’assurer d’être en règle. 

Qui est en charge de la gestion d’une flotte automobile ?

Il existe deux alternatives pour une entreprise lorsqu’il s’agit de gérer sa flotte automobile : recruter une personne en interne ou externaliser cette gestion.

Créer un poste dédié en interne

Recruter une personne en charge de la gestion de son parc automobile peut paraître évident. Pourtant, en fonction de la taille de l’entreprise, il est possible qu’une même personne doive dédier son temps à deux activités parallèles.

Néanmoins, intégrer un poste de gestionnaire de flotte automobile, dans son entreprise est un réel atout dans le pilotage de son parc et dans son optimisation. Son rôle est déterminant dans l’entreprise : accompagner les déplacements des employés et optimiser leurs coûts. 

Avantages

• Maîtriser l’ensemble des processus de gestion du parc
• Être expert de son parc automobile, et ainsi agir de manière plus agile sur son optimisation
• Gagner du temps grâce à la connaissance des véhicules ainsi que des employés, ce qui apporte flexibilité et fluidité

Inconvénients

• Contrôler et gérer l’ensemble des processus, ce qui peut devenir complexe et nécessite que le gestionnaire réalise des tâches chronophages
• Recruter d’autres collaborateurs pour appuyer le gestionnaire, et ainsi augmenter l’investissement
• Former en permanence le gestionnaire aux évolutions de son métier

Externaliser la gestion de son parc automobile

La seconde alternative, lorsqu’il s’agit de gérer votre flotte automobile, est de l’externaliser, on parle également de « Fleet Management ». Cela consiste à confier la gestion de son parc à un tiers (totalement ou en partie) que l’on appelle « Fleeter ».

Cette société indépendante peut notamment :

• Être l’intermédiaire entre vous et vos fournisseurs (loueurs, assureurs, etc.)
• Être l’interlocuteur privilégié de vos collaborateurs
• Vous apporter des conseils en fonction de vos besoins sur le choix de vos véhicules, prestataires, etc.
• Vous accompagner dans le pilotage de l’ensemble des processus de gestion de votre parc
• Analyser et vous donner des pistes d’optimisation des coûts liés à votre flotte
• Vous apporter une vision globale et consolidée

Avantages

• Bénéficier des expertises métier de votre prestataire
• Vous concentrer sur vos tâches à valeur ajoutée et le cœur de votre métier
• Optimiser les coûts de sa flotte et le suivi des dépenses

Inconvénients

• Budget important lié à la sous-traitance de ces prestations
• Perte d’autonomie dans la gestion quotidienne de son parc

Pour aller plus loin
Dans les deux cas, il est également intéressant de se doter d’un logiciel de flotte automobile tel que GAC Car Fleet. En effet, un bon outil permet de répondre à l’ensemble des enjeux nécessaires à la gestion d’un parc automobile : optimiser la gestion de sa flotte, gagner en temps et en efficacité, maîtriser les coûts et être en conformité avec les réglementations.

Gérer une flotte automobile, un pilotage méthodique

Construire un parc automobile adéquat

Élaborer sa flotte automobile de manière pertinente débute par se poser les bonnes questions : que choisir entre l’achat et la location de mes véhicules d’entreprise ? Quel type de véhicules répondra aux besoins de mes collaborateurs ? Comment s’assurer d’une bonne maîtrise des coûts de ma flotte ?

Le choix d’un mode de financement

La première étape consiste à sélectionner le meilleur mode de financement pour son parc automobile. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :

• La location courte durée (LCD)
• La location moyenne durée (LMD)
• La location longue durée (LLD)
• La location avec option d’achat (LOA)
• L’achat

Il est alors nécessaire de réaliser plusieurs simulations afin de comparer les différentes offres et de prendre la bonne décision.

Le saviez-vous ?
Selon le Baromètre des Flottes et de la Mobilité 2021, la LLD est un mode de financement de plus en plus privilégié. En effet, 76 % des entreprises affirment vouloir y  recourir dans les trois ans à venir, contre 50 % en 2020.

Par la suite, il s’agira également de choisir le type de véhicules souhaité. En général, on en distingue deux : les véhicules particuliers (VP) qui sont prévus pour le transport de personnes et les véhicules utilitaires légers (VUL) qui concernent le transport de marchandises, de matériel ou de personnes, plus particulièrement à des fins professionnels (camions, camionnettes, fourgons, etc.).

L’attribution des véhicules

Dans un second temps, il sera nécessaire de déterminer votre politique automobile, aussi appelée Car Policy. Ce document vous permettra de définir la politique générale de l’entreprise de votre flotte automobile.

Son objectif est de permettre le contrôle et la maîtrise des coûts de son parc automobile. Cela comprend notamment la proposition de modèles de véhicules avec un TCO performant, et qui respectent la réglementation en vigueur.

Au-delà de cet aspect, cette charte automobile détermine les règles d’utilisation et d’attribution des véhicules de l’entreprise. Ainsi, les collaborateurs se voient proposer un catalogue de véhicules avec des modèles présélectionnés en fonction de leurs besoins, de leur position hiérarchique et des règles déterminées.

Le choix des véhicules

Il est également nécessaire de choisir le véhicule adapté au besoin et à l’usage du collaborateur. Il faut alors prendre en compte les types de trajets (autoroute, route, villes), la durée moyenne des déplacements pour définir le type de motorisation et de carburant, ainsi que l’espace nécessaire dans le véhicule (transport de personnes, de matériel, usage personnel…).

La notion réglementaire est aussi composante essentielle dans le choix d’un véhicule adapté, d’autant plus avec les dernières évolutions (lois LOM, ZFE, etc.). Enfin, l’aspect fiscal, avec notamment la TVS (quand le véhicule y est soumis), doit également entrer en ligne de compte dans ce choix.

Entretenir et sécuriser sa flotte automobile

L’entretien de ses véhicules d’entreprise et la gestion des sinistres sont deux facteurs à prendre en considération.

L’entretien des véhicules

Cette composante représente un poste de dépense non négligeable dans le budget d’une flotte automobile. L’entretien régulier de ses véhicules permettra au gestionnaire d’optimiser les coûts et de les anticiper. Ainsi, les frais supplémentaires seront évités.

De plus, il est nécessaire d’assurer le bon fonctionnement de ses véhicules d’entreprise afin de garantir leur longévité et la protection de ses collaborateurs. Il s’agit alors de respecter de manière assidue les prestations de maintenance telles que le contrôle technique, les révisions, etc.

L’entretien d’un véhicule passe également par la sensibilisation des collaborateurs. En effet, le comportement du conducteur avec son véhicule a un impact sur sa préservation. Le gestionnaire de parc automobile se doit alors d’être le porte-parole sur ces sujets. Les campagnes de sensibilisation sont des outils permettant de former le collaborateur à une démarche responsable et de prévenir les risques potentiels liés aux sinistres.

La gestion des sinistres

Le gestionnaire de parc automobile est dans l’obligation d’assurer ses véhicules. Pour cela, il peut bénéficier d’un contrat d’assurance spécifique pour les flottes qui permet de protéger le collaborateur ainsi que l’entreprise en cas de sinistres. Ce type de contrat permet de simplifier cette gestion puisqu’il assure l’ensemble des véhicules.

La gestion d’une flotte automobile est donc un réel défi pour une entreprise. Elle implique une prise de décision stratégique, et se doit d’être pilotée de manière précise par le gestionnaire de parc automobile. L’objectif étant d’équiper ses collaborateurs de véhicules adaptés à leurs besoins et à leurs usages, tout en maîtrisant les coûts et la réglementation en vigueur.