Comment choisir un logiciel de gestion de flotte automobile ?

Optimiser la gestion de son parc automobile est un enjeu capital pour les entreprises qui cherchent à maîtriser ses coûts et gagner en efficacité. Dans cette optique, s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte apparaît souvent comme une solution logique et évidente. Et c’est le cas ! Mais encore faut-il savoir comment choisir le bon logiciel de gestion de parc automobile. Pour vous aider dans votre démarche, nous avons recensé les étapes incontournables à intégrer dans votre réflexion avant de faire votre choix.

Lorsque le parc automobile de votre entreprise prend de l’ampleur, les informations à traiter (kilométrage, consommation de carburant, historique d’entretien, sinistre, etc.) augmentent de manière exponentielle. Un logiciel de gestion de flotte automobile devient alors indispensable pour centraliser toutes les données. Si vous souhaitez mettre de côté les tâches chronophages, éviter les saisies manuelles et ainsi, réduire les sources d’erreurs, s’équiper d’un outil dédié est la solution. Cet outil vous permettra de définir et suivre des indicateurs clés propres à la gestion de parc automobile (KPI’s), de mettre en place des alertes, d’automatiser certaines tâches.

Chaque logiciel comporte des spécificités, des fonctionnalités et est en mesure de répondre ou non à certains besoins. Avant d’entreprendre votre démarche, nous vous recommandons fortement de vous poser les questions qui vont mèneront vers l’outil qui répondra à tous vos besoins.

Quels sont mes besoins en gestion de flotte automobile ?

Avant de vous lancer dans les recherches des solutions qui vous aideront à mieux gérer votre parc de véhicules d’entreprise, nous vous conseillons d’établir un diagnostic. Le but est formuler vos besoins et attentes afin de trouver un logiciel qui s’adapte à vos besoins et non le contraire !

Très souvent, les enjeux liés à la gestion de votre parc automobile répondent à ces 3 problématiques :

• RÉDUIRE LES COÛTS engendrés par votre flotte
• FACILITER LE TRAVAIL des gestionnaires de votre parc et limiter les erreurs liées à la saisie
• LIMITER LES RISQUES liés à la conduite et sensibiliser vos collaborateurs.

Avec la nouvelle réglementation WLTP et la loi LOM, une 4^ème problématique s’impose à vous :

• VERDIR votre flotte automobile

Un logiciel de gestion de parc de véhicules est-il évolutif ?

Une fois vos besoins et attentes déterminés, il est important de savoir si le logiciel que vous allez choisir est évolutif ou non. Allez-vous opter pour un logiciel de gestion de flotte automobile en mode SaaS ou en mode on-premise ?

Si vous choisissez un fonctionnement en mode SaaS, vous avez la garantie de bénéficier d’un outil accessible en ligne, accessible depuis n’importe quel ordinateur avec un accès à internet. L’outil est régulièrement mis à jour pour que vous puissiez bénéficier de toutes ses évolutions.

Un logiciel on-premise, quant à lui, sera installé directement en local sur vos serveurs et/ou ordinateurs. Souvent, les mises à jour de ce système nécessitent une interruption du service et parfois, une prestation supplémentaire. Si vous ne réalisez pas ces mises à jour majeures en temps et en heure, un arrêt de maintenance peut arriver sur la version de votre logiciel, ce qui engendrerait la perte de support.

En définitive, il est important de vous poser la question suivante : ai-je besoin d’un outil pour simplement GÉRER le parc automobile de mon entreprise ou d’un outil pour OPTIMISER la gestion du parc automobile de mon entreprise ?

Le logiciel de gestion de flotte automobile offre-t-il des solutions d’automatisation ?

Selon sa capacité ou non à automatiser certaines tâches, le logiciel de gestion de flotte automobile peut être synonyme de gain de temps. En effet, si le logiciel que vous choisissez vous permet de gagner du temps sur la gestion quotidienne de votre flotte automobile, n’oubliez pas qu’il doit aussi vous faire gagner du temps sur l’intégration des données fournisseurs dans l’outil que vous souhaitez réaliser.

Ces imports de données, qu’elles soient externes (de vos fournisseurs) ou internes (des services comptabilité, RH, etc.), font partie intégrante des tâches qui prennent le plus de temps. L’intérêt d’abandonner votre feuille de calcul Excel traditionnelle pour passer sur un logiciel de gestion de flotte automobile est donc l’automatisation de l’intégration de données.

A titre d’exemple, chaque mois, les gestionnaires de parc automobile qui utilisent le logiciel GAC Car Fleet importent de manière automatique plus de 33 millions de données. Lors de la mise en place de notre outil, au moment de la configuration et de la personnalisation de celui-ci, ils peuvent intégrer automatiquement jusqu’à 12 mois d’archives de données relatives à leur parc.

Les données que j’intègre dans le logiciel de gestion de parc automobile sont-elles stockées en toute sécurité ?

Avoir la garantie de bénéficier d’un logiciel vous permettant d’automatiser les tâches répétitives et chronophages est primordial. Mais ce n’est pas suffisant. De nombreuses entreprises oublient de prendre en compte la sécurisation de leurs données et de savoir qui en est le propriétaire et comment sont-elles hébergées.

En tant que gestionnaire, vous êtes dans l’obligation de vous doter d’un outil qui répond au dispositif du RGPD. Tous les utilisateurs de votre logiciel n’ont pas le droit d’avoir accès à toutes les données. Certaines données RH, par exemple, sont sensibles et ne peuvent être consultées que par des personnes habilitées à le faire.

Pensez également à interroger votre prestataire pour connaître sa politique de stockage des données. Seront-elles stockées sur des serveurs sécurisés ? Et si oui, où ces serveurs seront-ils situés ? Pour davantage de sécurité, préférez un hébergement en France.

Dernier point, assurez-vous que vous restez propriétaire de vos données et que votre fournisseur s’engage à vous les restituer en cas de rupture de contrat. Il serait dommage de ne plus avoir aucune information sur la gestion de votre parc si vous souhaitez un jour de changer de logiciel.

Vais-je bénéficier d’un accompagnement complet par l’éditeur de logiciel de gestion de flotte automobile ?

Vous avez choisi un logiciel évolutif. L’éditeur de logiciel offre la garantie de bénéficier de toutes ses mises à jour. Vous allez pouvoir importer vos archives, vos données fournisseurs et vos données internes de manière automatique. Très bien. Mais quid de la prise en main de l’outil ? Quel est son niveau d’ergonomie ? Son fonctionnement est-il intuitif ?

Outre ces aspects fonctionnels, votre prestataire est-il en mesure de mettre à votre disposition des ressources humaines pour vous former à l’utilisation du logiciel et un service support pour répondre à vos questions ?

La finalité de votre démarche est de connaître toutes les fonctionnalités de votre nouvel outil pour optimiser la gestion de votre flotte automobile.

Quels services et avantages sont couverts par la prestation l’éditeur du logiciel de gestion de flotte automobile ?

La question du prix doit nécessairement se poser au moment de choisir le bon logiciel pour gérer le parc de véhicules de votre entreprise.

Mais au-delà du prix d’achat ou du coût de l’abonnement, vous devez prendre en compte les éléments suivants qui détermineront la réussite ou non de votre projet de réduction des coûts de votre flotte :

• Faut-il payer pour les évolutions et les mises à jour du produit ?
• Est-ce à moi d’assumer les coûts pour sécuriser et stocker mes données ?
• Suis-je accompagné(e) pour paramétrer et personnaliser le logiciel afin qu’il réponde à mes besoins ?
• Suis-je formé(e) à son utilisation ?
• Puis-je bénéficier d’une assistance si j’ai une question ou si je suis bloqué(e) ?
• Vais-je avoir un chef de projet dédié à mon entreprise chez mon fournisseur ?

En définitive, au-delà du prix en lui-même, il est important d’évaluer le bénéfice que vous allez tirer de l’utilisation de l’outil. A partir du moment où il vous permet de réaliser de larges économies, ce qui est le cas d’un logiciel de gestion performant et efficace, son prix ne représente plus un coût mais un investissement.

N’oubliez pas non plus qu’un logiciel de gestion de parc automobile doit vous permettre de gagner du temps et de monter en compétences. En faisant disparaître au maximum les tâches répétitives, il permet à vos collaborateurs de se consacrer à des tâches d’analyse et d’optimisation, mission principale qui incombe au gestionnaire de parc automobile.

Notre logiciel de gestion de flotte automobile GAC Car Fleet est un outil complet. Il accompagne et répond aux besoins de plus de 450 entreprises, multinationales ou PME. Plus de 8 500 utilisateurs se connectent chaque mois à notre outil GAC Car Fleet pour gérer plus de 430 000 véhicules et 1,6 milliard d’euros de dépenses.