Car Policy : outil stratégique pour la gestion de flotte automobile de l'entreprise

La Car Policy, ou Car Po pour les spécialistes, est l’outil central de la gestion de flotte automobile. C’est la bible du gestionnaire de votre parc. Ce document centralise toutes les informations liées à votre politique en matière de véhicules et leurs règles d’utilisation. Sa construction et le suivi de son application sont donc stratégiques si votre entreprise a pour ambition de réduire les coûts de sa flotte automobile.

Qu’est ce que la Car Policy ?

La Car Policy est un terme anglais qui signifie Politique Automobile.

Il s’agit d’un document, sorte de charte, définissant la politique générale de l’entreprise en matière de flotte automobile. Plus précisément, on y retrouve :

• les responsabilités de l’entreprise,
• les droits et obligations des collaborateurs bénéficiaires,
• les règles d’utilisation des véhicules et voitures de fonction,
• les marques et les modèles de véhicules disponibles et accessibles à chaque collaborateurs,
• la grille d’attribution des véhicules suivants les grades des collaborateurs,
• les droits d’accès aux cartes carburants,
• les règles de bonne conduite à respecter,
• la politique environnementale de l’entreprise et au besoin, les règles d’éco-conduite ainsi que les valeurs d’émissions de CO2 acceptées pour chaque type de véhicules,
• les règles d’entretien du véhicule et les éventuels contrats cadres passés avec des prestataires,
• les procédures liées aux sinistres / accidents.

A quoi sert-elle ?

La Car Policy est un outil de pilotage stratégique pour l’entreprise. C’est la base de la gestion de flotte automobile. Les gestionnaires de parcs automobiles sont les garants de sa mise en place et de sa bonne application.

L’objectif de la Car Policy est double :

• contrôler et maîtriser les coûts liés aux véhicules de société,
• répondre aux besoins et aux attentes des collaborateurs.

En effet, le gestionnaire de parc automobile doit pouvoir jongler entre ces deux impératifs :

• Le contrôle et la maîtrise des coûts : la Car Policy doit proposer des modèles de véhicules ayant un TCO performant et en lien avec les exigences environnementales, notamment la nouvelle norme WLTP.
• Les besoins et attentes des collaborateurs : la Car Policy doit aussi dictés par l’activité du collaborateur afin de lui permettre d’accomplir sa mission de manière efficace et en toute sécurité. Mais elle peut également avoir un pouvoir de séduction et d’attraction sur certaines corporations. Car il ne faut pas oublier que les véhicules sont des avantages en nature. Ils peuvent constituer des outils de fidélisation ou de recrutement pour certains collaborateurs. Parfois, ils permettent de motiver certains éléments. En ce sens, les voitures de société contribuent à l’atteinte de quelques objectifs des fonctions RH (ressources humaines).

Attention à ne jamais sous-estimer le pouvoir psychologique de la voiture de fonction au sein de votre entreprise. Pour certains collaborateurs, cet avantage en nature sera un signe de réussite sociale et professionnelle. Une Car Policy trop restrictive, ne prenant en compte que l’aspect « coûts », pourrait, au bout du compte, nuire aux objectifs de la société.

Comment construire une Car Policy ?

La construction de la Car Policy est un chantier réalisé par plusieurs parties prenantes au sein de l’entreprise. En plus du gestionnaire de parc automobile, on y retrouve généralement :

• La Direction Générale;
• La Direction des Ressources Humaines;
• La Direction Financière;
• Le Département des Achats.

Lors de la construction de la Car Policy, l’objectif est d’intégrer les besoins des différents acteurs concernés. Tout ce travail doit se faire en lien avec leurs profils et activités professionnelles, tout en gardant en tête les objectifs de l’entreprise en termes de coûts.

La construction de la Car Policy est le fruit d’une réflexion de groupe, prenant en compte, tous les aspects gravitant autour des collaborateurs. C’est grâce à cette réflexion qu’elle apparaîtra comme logique et valorisante pour l’entreprise et ses salariés.

Il est primordial pour l’entreprise que la Car Policy soit réalisée sur des bases claires et saines. Si ce n’est pas le cas, le gestionnaire de flotte pourrait, par exemple, être confronté à des incompréhensions des salariés.

Comment la gérer facilement ?

La gestion d’une Car Policy requiert un travail long et complexe. Au delà de la création du document, l’entreprise va devoir faire des choix concernant les marques et les modèles des véhicules proposés, mais aussi décider si elle souhaite acheter ces véhicules (on dit les détenir en propre) ou bien les louer. Si la location est privilégiée, il restera encore à choisir entre le Location avec Option d’Achat (ou LOA) ou la Location Longue Durée (LLD)…

Aujourd’hui, les gestionnaires de flotte automobile peuvent s’appuyer sur des logiciels de gestion de parc automobile pour les aider à gérer cette Car Policy. Ils peuvent ainsi l’intégrer directement au logiciel pour ensuite la gérer de manière quasi automatique.

A titre d’exemple, le logiciel GAC Car Fleet dispose d’un module de commande de véhicules. Ce module très pratique permet au gestionnaire d’effectuer ses commandes de véhicules directement dans l’outil, via le catalogue JATO (une base de données des véhicules).

Toujours grâce à notre logiciel, le gestionnaire peut créer des demandes de cotations chez les loueurs pour les modèles sélectionnés par ses collaborateurs.

Enfin, notre solution de gestion et suivi de flotte automobile GAC Car Fleet permet au gestionnaire de parc d’avoir un déroulé automatique et sécurisé des commandes en cours et un état des étapes de validation (côté manager et côté salarié).